{"id":23202,"date":"2021-01-14T15:57:49","date_gmt":"2021-01-14T14:57:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ubiq.fr\/blog\/?p=23202"},"modified":"2026-02-13T14:34:43","modified_gmt":"2026-02-13T13:34:43","slug":"reussir-lonboarding-de-vos-nouvelles-recrues-a-distance","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ubiq.fr\/blog\/reussir-lonboarding-de-vos-nouvelles-recrues-a-distance\/","title":{"rendered":"R\u00e9ussir l\u2019onboarding de vos nouvelles recrues \u00e0 distance\u00a0"},"content":{"rendered":"

Embarquer les nouveaux talents et offrir un environnement de travail propice pour leur d\u00e9veloppement, surtout en ces temps o\u00f9 nous travaillons \u00e0 distance<\/a> la plupart du temps, est une n\u00e9cessit\u00e9 premi\u00e8re. Ubiq vous donne des conseils et bonnes pratiques d\u2019onboarding de vos nouvelles recrues \u00e0 distance<\/a>. Comment faire la diff\u00e9rence pour les retenir, \u00e9viter le d\u00e9crochage et stimuler leur d\u00e9veloppement professionnel et personnel ?\u00a0<\/em><\/p>\n

L\u2019int\u00e9gration de nouveaux collaborateurs \u00e0 une entreprise n\u2019est jamais une t\u00e2che ais\u00e9e : de longues d\u00e9marches administratives, de nouvelles comp\u00e9tences \u00e0 apprendre et de nouveaux coll\u00e8gues avec qui nouer des liens. Mais la t\u00e2che devient beaucoup plus difficile lorsque cette int\u00e9gration se fait pendant une pand\u00e9mie qui a contraint la majorit\u00e9 des personnes \u00e0 travailler \u00e0 distance.<\/p>\n

L\u2019onboarding devient alors une \u00e9tape encore plus importante et d\u00e9terminante dans le parcours d\u2019un nouveau talent au sein de l\u2019organisation.<\/strong> Cette \u00e9tape, qui consiste en la p\u00e9riode d\u2019int\u00e9gration technique et humaine du professionnel \u00e0 son nouvel environnement, doit servir \u00e0 diff\u00e9rents objectifs. Tout d\u2019abord, rendre le collaborateur rapidement op\u00e9rationnel, ensuite le sociabiliser avec ses coll\u00e8gues et cr\u00e9er des liens plus profonds. Le familiariser avec les valeurs et la culture de l\u2019entreprise serait \u00e9galement bienvenue.\u00a0<\/strong><\/p>\n

Cela veut dire qu\u2019en temps de pand\u00e9mie, ce processus doit \u00eatre fortement adapt\u00e9 de mani\u00e8re \u00e0 assurer une int\u00e9gration r\u00e9ussie, efficace et productive. Le ma\u00eetriser signifie avoir une \u00e9quipe soud\u00e9e, bienveillante et reconnaissante<\/strong>, mais se tromper signifie avoir de nouveaux employ\u00e9s avec du mal \u00e0 d\u00e9velopper leur esprit d’\u00e9quipe ou leur sentiment d’appartenance<\/strong> \u00e0 l\u2019entreprise.<\/p>\n

Voici quelques pistes pour que vous r\u00e9ussissiez l\u2019onboarding de vos nouvelles recrues malgr\u00e9 les nombreux d\u00e9fis que pr\u00e9sente la situation actuelle.<\/p>\n

Avant l\u2019arriv\u00e9e : l\u2019anticipation et la pr\u00e9paration sont cl\u00e9s<\/h2>\n

\"anticipation<\/p>\n

Passez au (presque) tout digital<\/h3>\n

Programmez en visioconf\u00e9rence l\u2019ensemble des entretiens avec les candidats et planifier des r\u00e9unions avec les managers et les \u00e9quipes concern\u00e9s.<\/strong> Interviewez les candidats et faites vos points avec les managers et \u00e9quipes qui vont l\u2019accueillir \u00e0 l’aide de l\u2019un des nombreux outils de visioconf\u00e9rence disponibles tels que Skype, Zoom, etc. Ceux-ci sont souvent plus faciles et plus efficaces que les entretiens en face \u00e0 face pendant cette p\u00e9riode, car vous pouvez suivre (dans la plupart des cas) le m\u00eame format ou un format proche \u00e0 celui que vous utiliseriez lors d’un entretien en face \u00e0 face, avec l’avantage suppl\u00e9mentaire de gagner du temps.<\/p>\n

Raccourcissez le processus d\u2019embauche<\/h3>\n

Essayez de r\u00e9duire au minimum les diff\u00e9rentes \u00e9tapes du processus de recrutement et de prendre rapidement des d\u00e9cisions.<\/strong> Les meilleurs talents, poss\u00e9dant des comp\u00e9tences essentielles dans leurs secteurs d\u2019activit\u00e9, sont souvent en forte demande, m\u00eame pendant la crise sanitaire actuelle; si vous avez de longs processus de recrutement, vous risquez fort de perdre le candidat au profit d’une autre entreprise.<\/p>\n

Rassurez et int\u00e9grez le collaborateur avant son arriv\u00e9e<\/h3>\n

Pensez \u00e9galement \u00e0\u00a0int\u00e9grer les nouvelles recrues dans la vie \u201csociale\u201d de l\u2019entreprise avant m\u00eame que son arriv\u00e9e ait lieu.<\/strong> Partagez, d\u00e8s la confirmation de l\u2019embauche, les valeurs et la culture de l\u2019entreprise et envisagez de leurs attribuer un parrain ou mentor pour les aider dans leur int\u00e9gration.<\/p>\n

Faites en sorte que tout mat\u00e9riel dont ils ont besoin soit livr\u00e9 ou que les logiciels soient install\u00e9s \u00e0 distance sur leurs appareils via votre service informatique avant leur date de d\u00e9but pr\u00e9vue.<\/strong> Demandez au service informatique et aux sup\u00e9rieurs hi\u00e9rarchiques de l’aider \u00e0 mettre en place ce dont ils peuvent avoir besoin, notamment : les logiciels li\u00e9s au travail, les outils n\u00e9cessaires \u00e0 votre service informatique (antivirus, gestionnaires de mots de passe, etc.), les plateformes de collaboration en \u00e9quipe (chat, partage de fichiers, etc.). Assurez-vous \u00e9galement que leur webcam, microphone et carte fonctionnent pour la capacit\u00e9 de la vid\u00e9oconf\u00e9rence.<\/p>\n

Offrez-leur un kit de bienvenue, qui pourrait \u00eatre constitu\u00e9 par exemple de cahier de notes, stylo, gourde, tote bag, pull ou t-shirt aux couleurs de votre entreprise, ce qui va permettre d\u2019apporter une dimension mat\u00e9rielle rassurante \u00e0 ce processus r\u00e9alis\u00e9 \u00e0 distance pour cette nouvelle recrue.<\/p>\n

Le parrain ou mentor, va contribuer \u00e0 l\u2019aspect humain de l\u2019int\u00e9gration. Il est souvent aussi son premier point de contact et son point de r\u00e9f\u00e9rence au sein de l\u2019entreprise. Il doit \u00eatre en mesure de r\u00e9pondre \u00e0 des questions informelles et de v\u00e9rifier que les d\u00e9buts de l\u2019onboarding se passent bien.<\/p>\n

L\u2019arriv\u00e9e : l\u2019importance des premiers jours d\u2019int\u00e9gration<\/h2>\n

\"integration<\/p>\n

Approfondissez la communication de la culture d\u2019entreprise<\/h3>\n

Comme il est plus difficile pour les nouveaux employ\u00e9s d\u2019absorber \u00e0 distance la culture de travail de l\u2019entreprise, il est tr\u00e8s important d\u2019\u00eatre proactif et de leur pr\u00e9senter les valeurs et la culture de l\u2019entreprise d\u00e8s le d\u00e9but et principalement lors de ses premiers jours d\u2019activit\u00e9.<\/strong> Une bonne introduction \u00e0 distance \u00e0 la culture de l\u2019entreprise peut inclure : une formation sur les valeurs de l’entreprise, une description d\u00e9taill\u00e9 de la structure de l’entreprise (historique, moments importants, mission, objectifs commerciaux, etc.) et aussi la pr\u00e9sentation d\u2019un code de conduite (concernant l’engagement, l’inclusivit\u00e9, la communication interne, etc.).<\/strong> Partagez toute documentation disponible pour la nouvelle recrue, comme un manuel de l’employ\u00e9, des pr\u00e9sentations d’entreprise, notamment celle concernant les dossiers sur lesquels elle va travailler.<\/p>\n

Promouvez le lien social avec l\u2019\u00e9quipe et les managers<\/h3>\n

Une partie essentielle d\u2019un processus d\u2019onboarding qui se fait \u00e0 distance est d’int\u00e9grer le nouvel employ\u00e9 dans l’\u00e9quipe et l’entreprise, et de le faire se sentir \u00e0 l’aise et bienvenu. Des visioconf\u00e9rences ou des appels t\u00e9l\u00e9phoniques individuels et\/ou de groupe seraient un bon moyen de faire ces premi\u00e8res pr\u00e9sentations<\/strong>. Il va de soi qu\u2019une communication permanente entre eux est essentielle, comme les points mensuels, voire hebdomadaires, les r\u00e9unions d\u2019\u00e9quipe, les rencontres avec le sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique, etc. Garantir une relation plus \u00e9troite avec les personnes cl\u00e9s au sein de l\u2019entreprise d\u00e8s le d\u00e9part va permettre de soulager l\u2019anxi\u00e9t\u00e9 du nouveau collaborateur et facilitera son engagement.<\/p>\n

Pensez \u00e9galement \u00e0 lui offrir une c\u00e9l\u00e9bration de bienvenue \u00e0 distance, un caf\u00e9 ou m\u00eame un d\u00e9jeuner virtuel en visioconf\u00e9rence.<\/strong> L’int\u00e9gration consiste autant \u00e0 mettre un nouveau collaborateur \u00e0 l’aise dans son nouvel environnement qu’\u00e0 lui apprendre les nuances du r\u00f4le pour lequel il a \u00e9t\u00e9 embauch\u00e9. Organiser une c\u00e9l\u00e9bration de bienvenue virtuelle pourra lui donner les moyens pour se sentir plus \u00e0 l\u2019aise et cerner son r\u00f4le dans l\u2019organisation.<\/p>\n

Organisez des formations informatiques ou bien sp\u00e9cifiques au r\u00f4le en question<\/h3>\n

Pour former efficacement les collaborateurs \u00e0 distance, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 mettre \u00e0 leur disposition des cours de formation interactifs, si possible. Profitez des avantages des outils de visioconf\u00e9rence avec partage d\u2019\u00e9cran, souvent plus adapt\u00e9s \u00e0 la diffusion de savoirs et \u00e0 l\u2019apprentissage de nouvelles comp\u00e9tences.<\/strong> Engagez \u00e0 la fois les formateurs et les collaborateurs concern\u00e9s tels que le personnel informatique, les responsables hi\u00e9rarchiques, les experts en la mati\u00e8re et assurez-vous que des suivis r\u00e9guliers sont effectu\u00e9s pour garantir l\u2019assimilation du contenu des formations.<\/p>\n

Suivi : accompagnement et \u00e9ventuel retour au bureau<\/h2>\n

\"retour<\/p>\n

Fixez des objectifs et des attentes sp\u00e9cifiques<\/h3>\n

Id\u00e9alement, les nouvelles recrues, m\u00eame \u00e0 distance, ne doivent pas attendre que leur responsable soit en ligne pour savoir quelles sont leurs prochaines t\u00e2ches. Assurez-vous que les responsables de l\u2019embauche d\u00e9veloppent et partagent un calendrier des t\u00e2ches des nouveaux collaborateurs avec leurs \u00e9quipes ;<\/strong> d\u00e9finir les objectifs et les attentes \u00e0 court et \u00e0 long terme ;<\/strong> planifier des r\u00e9unions individuelles hebdomadaires pour discuter des projets ou de la mani\u00e8re dont ils peuvent aider \u00e0 r\u00e9soudre les probl\u00e8mes potentiels. Accompagnez l\u2019\u00e9volution de leur statut en fonction des objectifs d\u00e9finis pr\u00e9alablement. C\u2019est une \u00e9tape fondamentale pour assurer la r\u00e9ussite de l\u2019int\u00e9gration \u00e0 long terme.<\/p>\n

R\u00e9pondez en permanence \u00e0 toute question et gardez les lignes de communication ouvertes<\/h3>\n

Les nouveaux collaborateurs sont g\u00e9n\u00e9ralement inquiets de leur r\u00f4le et de leurs responsabilit\u00e9s. Ce ph\u00e9nom\u00e8ne tend \u00e0 \u00eatre plus important lorsque le travail se fait \u00e0 distance, avec l’inconv\u00e9nient suppl\u00e9mentaire qu\u2019ils doivent comprendre eux-m\u00eames de nombreuses proc\u00e9dures et pratiques de leur nouvel environnement. N’oubliez pas de v\u00e9rifier en permanence la situation de vos talents.<\/strong> Une nouvelle recrue va souvent h\u00e9siter \u00e0 vous parler de ses contraintes ou \u00e0 profiter de la flexibilit\u00e9 offerte par l’organisation \u00e0 ce stade initial. Facilitez-leur la t\u00e2che en v\u00e9rifiant leur contexte et en vous assurant qu’ils connaissent toutes les options disponibles.<\/strong><\/p>\n

Lors du processus d\u2019int\u00e9gration \u00e0 distance, vous devez vous efforcer de mettre les nouvelles recrues toujours \u00e0 l’aise en r\u00e9pondant aux questions qu\u2019elles ont souvent peur de poser<\/strong> (par exemple, concernant les politiques de vacances, les primes, les proc\u00e9dures de remboursement, etc.). Laissez toujours les lignes de communication ouvertes et transparentes pour clarifier ces questions, ou demandez aux chefs d’\u00e9quipe de programmer des s\u00e9ances de questions-r\u00e9ponses pendant les premiers mois.<\/p>\n

Donnez des feedbacks et retours r\u00e9guliers, promouvez l\u2019autonomie<\/h3>\n

Mettez en place une cadence r\u00e9guli\u00e8re de feedbacks et retours individuels sur le d\u00e9veloppement des missions de chaque nouveau collaborateur.<\/strong> Mod\u00e9lisez les qualit\u00e9s et comp\u00e9tences que vous jugez importantes et int\u00e9grez r\u00e9guli\u00e8rement des commentaires d\u00e9taill\u00e9s sur ces points \u00e0 vos \u00e9changes avec eux.<\/p>\n

Pensez aussi \u00e0 demander \u00e0 la nouvelle recrue de conduire certaines parties de son propre onboarding.<\/strong> Vous pourrez alors all\u00e9ger la charge pour vous-m\u00eame (en particulier pour les managers et les collaborateurs plus seniors) en permettant aux nouveaux de g\u00e9rer en partie leur processus d’int\u00e9gration. Certaines t\u00e2ches pouvant \u00eatre d\u00e9l\u00e9gu\u00e9es :<\/p>\n