Déménagement de bureaux : comment préparer son transfert d’entreprise ?

Dans : Le bureau inside

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Déménagement de bureaux : comment préparer son transfert d’entreprise ?

Changer de bureaux n’est pas une mince affaire et est souvent source de stress. Selon une étude de l’Ifop, le déménagement serait même la 3ème cause de stress après le deuil et le licenciement.

Le déménagement serait la 3ème cause de stress après le deuil et le licenciement

Pourtant chez Ubiq, déménager ne nous fait pas peur, on en est même à nos 9ème bureaux en 9 ans. Alors autant vous dire que c’est pas un petit carton qui nous effraie ! Pour vous aider à envisager cette étape plus sereinement on vous a fait une check liste des 10 choses à ne pas oublier quand on déménage !

Ready ?

Comment résilier son bail ?

La résiliation

Vous avez trouvé vos nouveaux bureaux et vous souhaitez déménager. Il ne faut alors pas oublier de résilier son bail. Comment faire ? Vos bureaux sont sous bail commercial c’est-à-dire que tous les 3 ans vous pouvez mettre un terme au contrat à partir de la signature.

Pour cela, il vous suffit d’envoyer un courrier avec accusé de réception au propriétaire ou à l’agence qui gère les locaux. Attention, pour les bails commerciaux le préavis est de 6 mois !

Le changement d’adresse

Qui dit déménagement, dit changement d’adresse et changement de situation de l’entreprise. Il faut notamment veiller à changer l’adresse du nouveau siège auprès du Greffe de Commerce. Attention à bien vous y prendre au moins 1 mois à l’avance car il y a un délais avant que le changement soit pris en compte.

Dès lors, votre numéro de SIRET va lui aussi changer, il faudra donc aussi changer l’adresse sur l’ensemble de vos documents officiels (Kbis, banque, tampons, Net Entreprise, etc.).

Quelles sont les formalités ?

Résilier ses contrats

Comme à la maison, il faut penser à résilier mais aussi à souscrire de nouveaux contrats pour les prochains bureaux : eau, électricité, internet, climatisation, chauffage, alarme, téléphone, etc… L’idéal c’est de le faire 1 semaine ou 2 avant le déménagement, pour avoir juste le temps de souscrire aux nouveaux.

Souscrire aux nouveaux contrats

Indispensable pour être couvert en cas de dommage : l’assurance ! N’oubliez pas de souscrire à une assurance pour vos nouveaux bureaux  après avoir résilié l’ancienne.

Il faut par la même occasion penser au gaz, à l’électricité, à internet, à la sécurité etc. Arriver dans de nouveaux locaux et devoir travailler dans le noir, croyez-nous ce n’est pas l’idéal !

Qui informer du déménagement ?

Il faut déjà penser à communiquer votre nouvelle adresse et vos changements de locaux à vos différents fournisseurs et prestataires.

De la même manière, il est très important de communiquer dessus sur vos différents supports de communication et notamment auprès de vos clients ! Vous pouvez le faire sur votre site, sur vos réseaux sociaux, via des mails et courriers etc. Et bien entendu en mettant à jours votre carte de visite.

N’hésitez pas à vous faire une petite liste de contacts à prévenir en amont et à prévoir un transfert du courrier pendant quelques mois, en cas d’oubli.

Que vérifier avant de déménager ?

Anticiper les travaux

Même si vous vous installez dans des bureaux partagés ou déjà aménagés, il faudra certainement prévoir des petits aménagements avant votre arrivée. Lors de la visite, notez les travaux à prévoir (cloisons, câblage, installation réseau, rail plafond, etc.) pour ne rien oublier !

Gérer le mobilier

Déménager c’est souvent l’occasion de changer de mobilier de bureau. Pensez à commander en avance votre nouveau mobilier et à donner tout ce qui peut être repris ou recyclé. Chaque année plus de 250 000 tonnes de mobilier en bon état sont jetées et des millions d’euros sont dépensés par les entreprises pour payer des prestataires en charge de jeter leur matériel de bureau en déchèterie. Alors soyez écolo, pensez à donner ou recycler ce dont vous n’avez plus besoin.

Chaque année plus de 250 000 tonnes de mobilier en bon état sont jetées

Vérifier les normes de sécurité

Essentiel pour la sécurité des salariés : pensez à vérifier que les nouveaux bureaux sont conformes à toutes les normes. Pensez notamment à la sécurité incendie et aux plans d’évacuation qui doivent être affichés !

Vérifier les accès

Et surtout vérifiez que tous vos salariés ont bien accès aux nouveaux locaux (n’oubliez pas les parkings).

Comment calculer les coûts du déménagement ?

Faire une estimation des coûts

Ne vous lancez surtout pas dans un déménagement de bureaux sans avoir estimé les couts que cela va vous coûter !

Il faut que vous preniez en compte les potentielles adaptations nécessaires dans les locaux dû à votre activité professionnelle, le déménagement du mobilier et du matériel, les achats qui seront nécessaires etc. Un déménagement n’est pas une chose à prendre à la légère, ce serait dommage de manquer de budget et de se retrouver sans siège.

Calculer les coûts sociaux

Les premières personnes impactées par le déménagement sont bien entendu vos salariés. Au delà de leur situation professionnelle, leur situation personnelle peut être concernée par ce changement et créer des doutes ou encore du stress chez certains. Ils peuvent même en venir à se demander si rester dans l’entreprise est une bonne solution, quand par exemple la nouvelle adresse se trouve plus loin de leur domicile qu’avant.

Dès lors, des coûts sociaux sont à intégrer dans votre budget.

  • La prime de déménagement. Dans le cas où la distance entre le domicile et le lieu de travail augmente, la prime de déménagement peut être une solution. En effet, les frais de transport, ou de déménagements si l’employé doit lui aussi déménager son domicile peuvent être pris en charge par votre entreprise, notamment si vos locaux changent de ville, de région ou même de pays.
  • Les dépenses organisationnelles. Dû au déménagement, une restructuration interne de l’entreprise peu être nécessaire surtout au niveau des services ou des équipes.  Par cela nous entendons d’éventuelles formations, des renégociations de contrat ou encore des promotions et changements de poste.
    Aussi, il faut prévoir que peut-être certains de vos employés ne vont pas souhaiter vous suivre dans cette nouvelle aventure et des coûts, des primes de licenciement ou encore de départs volontaires peuvent s’ajouter au budget.
  • Les recrutements. Entre les départs, les locaux qui s’agrandissent ou tout simplement la restructuration, de nouveaux recrutements vont peut-être devoir avoir lieu. De nouveaux salaires vont donc être à prévoir.

Calculer les coûts d’aménagement

Forcément vous allez aussi avoir des frais en ce qui concerne l’aménagement de ces nouveaux bureaux et c’est même le budget le plus important : entre 50% à 75% du budget global en moyenne !

Tout dépend de votre entreprise et de l’état actuel de vos locaux. Certains vont devoir s’équiper avec du nouveaux mobilier, d’autres avec du nouveau matériel, de l’équipement informatique etc.

Dans certains locaux des travaux seront aussi peut-être à prévoir pour les remettre aux normes ou tout simplement pour y construire de nouvelles salles de réunion ou autre.

Comment organiser le déménagement ?

Trouver le bon prestataire

Une fois que vous avez pensé à toutes les formalités administratives, il ne vous reste plus qu’à trouver le bon prestataire. Il existe de nombreux comparateurs mais nous, chez Ubiq, on déménage souvent avec Supervan !

Faire ses cartons

Quelques jours avant … rangez, triez, recyclez ! C’est l’occasion de faire un grand ménage de printemps. Profitez-en pour impliquer les équipes, tout le monde doit se sentir impliqué par le projet et les nouveaux bureaux.

N’hésitez pas à louer un espace de stockage afin d’archiver vos documents importants, chez Ubiq on fait appel à Annexx !

Décorer et profiter

Ultime étape mais pas des moindres : la déco ! Imaginez et concevez des bureaux qui vous ressemblent et dans lesquels il fera bon travailler !

Vous n’avez plus qu’à profiter de vos nouveaux locaux et hop au travail !

Vous recherchez des bureaux ? Contactez-nous !

Cécile Peghaire

Passionnée par les nouvelles formes de travail, Cécile partage avec vous les innovations RH des petites et grandes entreprises, ainsi que l'actualité du coworking.

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