Son histoire, ses avantages et les différentes typologies d’espaces.
Au départ réservé aux indépendants, le coworking s'est énormément démocratisé au cours de la dernière décennie. Comme l'illustre l’explosion du nombre d'espaces de coworking, il correspond aux évolutions du monde du travail et aux mutations des organisations des entreprises, en proposant des modes de travail flexibles.
Plus économique et plus convivial, il répond aux attentes des entreprises mais aussi aux nouvelles générations de travailleurs pour qui l’environnement de travail est primordial. Il séduit aujourd’hui de plus en plus de petites et moyennes entreprises et même quelques grands groupes.
Le coworking trouve ses origines à Berlin dans les années 90 où, C-base, le tout premier espace de “hackerspace” ouvre ses portes. L’idée était de rassembler des passionnés de la technologie pour travailler et échanger dans un cadre plus libre et ouvert. Cet espace était le précurseur des espaces de coworking actuels. Le terme « coworking » est finalement employé pour la première fois en 1999 par Bernie de Koven, un écrivain et créateur de jeux américain.
C'est à la Silicon Valley que le modèle du coworking se développe réellement. En 2005, le premier vrai espace de coworking ouvre ses portes à San Francisco, en réaction au développement des centres d'affaires, perçus comme trop froids et impersonnels. En parallèle, le premier café coworking ouvre à Berlin la même année : le café St. Oberholz. Il propose un nouveau modèle : un accès internet gratuit et illimité avec la possibilité de travailler librement dans le café. En France, il faudra attendre 2008 pour que le premier espace La Cantine par Silicon Sentier fasse son apparition et lance la tendance des espaces de coworking à Paris.
L'exemple est rapidement suivi par des dizaines d'autres espaces qui s'ouvrent partout dans le monde. Chaque espace a son propre modèle pour s'adapter à tous les travailleurs : architectures, services, communauté, etc. On compte aujourd'hui plus de 2 787 espaces de coworking en France.
L’espace de coworking est un lieu qui propose la location de bureaux au mois, à la journée ou à l’heure avec une offre de services. La communauté de coworkers partagent des espaces communs, et dispose de bureaux ouverts ou privés.
Prestation de services, contrat de location, Flex office, Covid et postes de travail, les modes de travail et les espaces de coworking s’adaptent à la demande et à l’actualité.
La prestation de service est le contrat le plus adapté aux bureaux flexibles.
L’accès aux services est inclus dans le contrat de prestation de service, mis en place sous forme d’abonnement.
Cet abonnement peut être contracté à l’heure, à la journée au mois et plus. Ce sont les espaces de Coworking qui définissent leur modalités d’abonnement.
Le prix et les frais annexes dans un espace de coworking :
Il vous sera toujours possible de négocier le prix selon la durée d’engagement sur un contrat de prestation de service.
À noter, certains espaces de coworking demandent aux locataires de prendre en charge certains frais liés à la consommation d’eau, d’électricité, de gaz ou encore de travaux d’entretien.
Le préavis de départ varie selon les conditions des espaces de Coworking. Il faut compter un préavis entre 1 et 3 mois.
Il est renseigné dans votre contrat de prestation de service.
Il faut tout d’abord rappeler que les espaces de coworking sont des lieux de travail : ainsi pour répondre aux besoins des grands groupes comme des startups en plein développement et selon une étude récente du magazine Entreprendre, les trois quarts des espaces de coworking proposent des bureaux privés et des espaces indépendants sur plus de 80% de leurs surface totale.
Les espaces de coworking se sont adaptés aux nouveaux modes de travail et proposent différents espaces de travail.
Le Flex office appelé aussi bureau flexible est souvent utilisé dans les open spaces des espaces de coworking. Il permet de ne pas attribuer un poste de travail à un membre de l’espace en permettant à chacun de changer quotidiennement de poste de travail et de s’installer dans des espaces communs parfois moins informels, comme dans la cuisine, dans des canapés ou des box dédiés.
Les espaces de coworking permettent aussi la réservation de salles de réunion ou de bureaux privés allant de 2 à 20 postes de travail et plus, cloisonnés, propres à certaines entreprises installées au sein de l’espace.
S’adapter à la crise sanitaire a été et restera un des défis des espaces de coworking dans les mois et années à venir. Gel Hydroalcoolique, un poste de travail sur deux, rotation des postes de travail, calendrier de présence, masque obligatoire, les espaces de travail ont été repensés pour respecter les gestes barrières dans les espaces de restauration communs, les ascenseurs, les espaces détente. Heureusement, les badges pour ouvrir les portes sont déjà dans les usages des espaces depuis longtemps pour ne pas toucher les poignées !
Si le terme coworking désigne un mode de travail collaboratif où des personnes d’entreprises différentes et aux profils variés partagent un même espace de travail, il englobe aussi une typologie d’espaces plus large :
Le café coworking est un café qui propose la location de poste de travail à la journée ou à l’heure. Souvent, ce sont des forfaits flexibles qui sont proposés : les consommateurs paient donc au temps passé et non à la consommation, contrairement aux cafés classiques.
Le coliving est une extension du concept de coworking. Il désigne un lieu hybride entre lieu de travail et lieu de vie. L’espace se divise entre des logements, des espaces de travail et des espaces communs permettant de se rencontrer, d’échanger et de se divertir. Les tarifs sont souvent fixés au mois, comme pour un loyer traditionnel.
Un centre d’affaires est grand espace qui fournit tout l’équipement nécessaire à la gestion d’une entreprise : bureaux meublés et équipés, connexion internet, imprimantes, rétroprojecteurs, salles de conférence, etc. Contrairement à un espace de coworking, le centre d’affaires met l’accent sur le lieu et non sur les services ou la communauté.
Les structures d’accompagnement aident des jeunes entreprises en phase de conception ou de lancement. En fonction de leur typologie - accélérateurs, incubateurs, pépinières d’entreprises, startups studio - ils proposeront plusieurs solutions allant du simple hébergement, au coaching en passant par le financement. Leur but est d’aider au développement des projets et leur fournir les meilleures conditions pour prospérer.
Pourquoi les espaces de coworking ont-ils le vent en poupe et pourquoi de plus en plus d’entreprises se détournent des baux classiques pour choisir un bureau en coworking ?
Tout simplement parce que les espaces de coworking ont compris les enjeux des entreprises d’aujourd’hui et qu’ils répondent parfaitement à leurs besoins.
C’est l’un des principaux avantages des espaces de coworking : le prix ! En effet, si le prix peut sembler plus élevé qu’un bureau classique de prime abord, il faut bien avoir en tête qu’il inclut l’ensemble des services dont une entreprise peut avoir besoin : mobilier, connexion internet, accueil,service de courrier, espace café, etc.
Autant de coûts qui s'additionnent lorsque l’on signe un bail 3/6/9 classique et qui, mis bout à bout, peuvent s’avérer très élevés.
C’est le second gros avantage de l’espace de coworking : la flexibilité. Alors que le bail traditionnel implique un engagement à très long terme (3 ans, 6 ans ou 9 ans). L’espace de coworking fonctionne par abonnements mensuels et les contrats proposent des engagements et délais beaucoup plus souples.
Une vraie aubaine pour les petites et moyennes entreprises en forte croissance qui pourront adapter très vite le nombre de postes à la taille de l’équipe. À l’inverse, en période de crise, le nombre de postes pourra être rapidement réduit, ce qui permet d’importantes économies.
Le troisième avantage, ce sont les services proposés par les espaces de coworking. Ils sont inclus dans l’offre de base des espaces et permettent de faciliter la vie des entreprises en leur évitant d’avoir à trouver eux-mêmes des prestataires. L’offre de services proposée par les espaces de coworking est extrêmement large et dépend du positionnement de l’espace. Elle va des services basiques : connexion internet, ménage, service d’accueil, réception du courrier, à des services plus premium comme des cours de sports, des offres de bien-être (massage, sophrologie, etc), des services de restauration ou encore de conciergerie.
Autant de services qui représentent un vrai argument pour la marque employeur d’une entreprise et qui peuvent faire la différence pour recruter des nouveaux talents au sein d’une entreprise… À ne donc pas négliger !
Rejoindre un espace de coworking, c’est rejoindre une communauté d’entreprises que l’on croise chaque jour dans les espaces partagés. Autant d’occasions de développer son réseau et créer de belles synergies business sans sortir de son bureau. Certains espaces proposent des outils de communication internes, qui permettent de se connecter avec l’ensemble de la communauté de son espace pour demander des conseils ou encore faire tester son produit/service !
Il existe aujourd’hui une offre très large d’espaces de coworking et il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. Voici quelques critères pour sélectionner un espace qui ressemble à son entreprise et dans laquelle son équipe pourra s’épanouir.
C’est le critère le plus évident et le plus déterminant, à savoir l’endroit où implanter son entreprise. Certaines entreprises souhaitent être en plein cœur des villes alors que d’autres privilégieront le calme de la périphérie. On pourra choisir un quartier d’affaires ou au contraire un quartier plus cosmopolite en fonction du secteur de l’entreprise et du lieu de domicile des salariés.
L’emplacement est un critère important qui a un impact sur le tarif de l’espace : les espaces de coworking situés dans les quartiers les plus centraux sont en général les plus chers !
En fonction des entreprises qu’ils souhaitent attirer, les espaces de coworking proposeront différents types de services : cela pourra être l’accès à des cours de sport, des offres de bien-être (massage, coiffeur, yoga), des formations, des rencontres entre coworkers ou des événements inspirants. Autant de services à regarder de près afin d’être sûr de trouver l’espace qui corresponde à votre culture d’entreprise.
Presque tous les espaces de coworking mettent des salles de réunions à disposition de leurs coworkers, mais le mode de réservation des salles ou leur accès peut varier d’un espace à un autre. En effet, certains espaces limitent l’accès à quelques heures par semaine afin de s’assurer que tous les coworkers y aient accès.
Le nombre de salles de réunions disponible est donc un élément important à prendre en compte surtout pour des entreprises dont l’activité nécessite des rendez-vous fréquents avec des clients ou partenaires.
Aujourd’hui, espace de coworking ne rime plus avec vaste open space bruyant. La plupart des espaces proposent des bureaux privés ou des espaces semi privatifs. Certains espaces de coworking proposent même des offres d’aménagement de bureaux pour avoir une décoration qui reflète l’état d’esprit et la culture de l’entreprise.
Le prix est bien sûr un critère déterminant dans le choix de l’espace de coworking. Toutes les entreprises n’ont pas le même budget à allouer à leurs bureaux et les critères précédents auront un impact direct sur le prix des bureaux. Les espaces proposent aujourd’hui des offrent plus ou moins onéreuses qui s’adaptent à tous les budgets.
Des bureaux confortables tout équipés, à prix raisonnable et l’accès à une communauté pour développer son activité.
Le coworking assure le bien-être des salariés des entreprises qui y installent leurs bureaux en proposant de nombreux services, il permet aussi d’évoluer dans un environnement dynamique et agréable.
Les espaces de coworking ont été multiplié par dix depuis 2012 et de nouveaux acteurs arrivent régulièrement sur le marché, le modèle a donc de beaux jours devant lui !
