Collaborer de partout, le nouvel enjeu des entreprises
Depuis le début des années 2000, la collaboration virtuelle émerge peu à peu dans le monde du travail. Cependant, celle-ci n’a jamais été aussi importante depuis la crise de la Covid 19, qui nous a contraint à rester chez nous, loin de notre bureau et de nos collègues.
Mais qu’est-ce que la collaboration virtuelle ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ? Comment favoriser son développement dans votre entreprise ? Ou encore quels outils utiliser ?
Comme d’habitude, suivez le guide ! On vous éclaire chez Ubiq !
Qu’est-ce que la collaboration virtuelle ?
La collaboration virtuelle est le fait de communiquer et de travailler ensemble, sur un même projet grâce à la technologie. En d’autres mots, vous travaillez main dans la main avec vos collègues, mais en restant à distance !
Quand on collabore virtuellement on travaille ensemble et de partout !
Quels sont les avantages de la collaboration virtuelle ?
- La flexibilité : le fait que tout un groupe puisse travailler ensemble, sans forcément l’être physiquement possède de nombreux avantages dont la flexibilité. En effet, chacun peut garder son propre rythme tout en collaborant et en travaillant main dans la main avec les autres, d’où il veut.
- L’ubiquité : avec le digital, finies les barrières physiques du travail. On travaille de partout, tout le temps.
- La réduction de l’empreinte carbone : prendre un avion, puis un taxi et enfin le métro, le tout pour une réunion d’une heure, ce n’est pas très planète-friendly. En collaborant à distance on peut dire au revoir à ces déplacements qui sont pour certains non nécessaires.
- La prise de conscience : quand on travaille à distance via l’informatique, il est plus facile d’envoyer et de partager son travail aux autres. Dès lors, on confronte nos idées, recherches ou réalisations et on les expose aux critiques, qu’elles soient positives ou négatives, ce qui peut permettre de donner le meilleur de soi et de s’améliorer continuellement !
- La communication entre équipe : dans la même idée, la collaboration virtuelle permet de combiner ses ressources, d’échanger, de créer une diversité tant des les idées que dans les connaissances et dans les compétences. Cela permet également de demander de l’aide quand besoin et de faire fonctionner ce qu’on appelle l’intelligence collective (aka le fait de résoudre des problèmes à plusieurs plus efficacement que seul).
- La formation : la connaissance et le savoir-faire n’ont alors plus de limite et se partagent à l’infini, toujours de partout.
Et quels sont les inconvénients ?
- Le contact : la collaboration virtuelle a aussi ses inconvénients comme le manque de contact humain. En effet, si on passe son temps à travailler avec son équipe uniquement par écran interposé le manque de contact peut se faire ressentir. Il est important de pouvoir se retrouver physiquement, au moins de temps en temps quand c’est possible.
- Les problèmes techniques : c’est le principal risque de travailler avec de la technologie. Les problèmes techniques c’est possible : coupure d’électricité ou encore problème de réseau, c’est un vrai inconvénient surtout quand cela arrive pendant un webinar avec plus de 100 personnes.
Comment favoriser et développer une collaboration virtuelle en entreprise ?
Pour commencer, l’idéal est de se lancer à petite échelle. Par là, on entend identifier tous les outils qui sont déjà utilisés par votre entreprise et d’étudier leur fréquence, contexte d’utilisation dans un premier temps.Dès lors, vous pourrez établir vos réussites et vos besoins en termes de collaboration virtuelle.
Vous connaissez vos outils mais est-ce vraiment le cas de tous vos employés ?
On vous conseille de communiquer sur leur existence et sur toutes les possibilités digitales que vous possédez en interne. Aussi, proposez des formations sur la collaboration virtuelle et son fonctionnement.
Pour les nouveaux outils que vous souhaiteriez intégrer, le processus est plus ou moins le même : sensibilisez et informez vos employés dessus, les former puis les motiver en vous impliquant vous-même. Il faut bien garder en tête que l’intégration de nouveaux outils ou modes de fonctionnement ne se fait pas du jour au lendemain : laissez leur le temps !
Aussi, il est logique que la meilleure façon de développer la collaboration virtuelle dans votre entreprise est de la solliciter régulièrement afin d’amener vos employés à l’utiliser et donc à la découvrir et à l’apprécier !
On vous propose par exemple de ne pas la limiter aux tâches de travail pures et dures : organisez des conférences, des réunions, des ateliers ou même encore des team buildings en ligne ! Cela vous permettra de renforcer la cohésion entre vos équipes ou encore leur confiance entre collègues et dans les outils proposés.
Nos outils chez Ubiq pour collaborer de partout !
Chez Ubiq, on collabore de partout et même virtuellement ! Même si on adore se retrouver tous ensemble régulièrement, dans la team certains travaillent en full remote, d’autres ont des jours de télétravail réguliers tandis que certains préfèrent en prendre qu’exceptionnellement et passer la majorité de leur temps dans notre Ubi’QG.
Peu importe les cas, on a bien entendu besoin de collaborer virtuellement au quotidien pour garder cette flexibilité dans notre travail grâce à nos super outils !
On vous les partage ?
- Google Meet : c’est notre outil pour toutes nos réunions et visioconférences.
- Google Drive : c’est notre application de stockage et de partage de fichiers que ce soit pour nos présentations, nos tableurs, nos documents ou encore nos formulaires, photos et vidéos. On crée, on partage, on échange, on stock et on commente, ensemble. Chez Ubiq, on l’utilise pour tout et partout !
- Slack : chez Ubiq, on l’utilise tous les jours cette messagerie et croyez-nous, elle nous fait gagner en productivité. On a des canaux pour travailler oui, mais aussi pour discuter et parler de pleins d’autres sujets d’entraide, de bonnes adresses, de nourriture ou même de sport !
- Asana : c’est notre outil pour gérer nos tâches et nos projets, il nous permet de communiquer et de nous organiser en équipe. Chez Ubiq, on l’utilise principalement pour s’organiser au sein des teams et organiser nos sprints ! En d’autres mots, Asana nous permet d’organiser tout notre travail et nos projets, individuels et par équipe, sur les 2 prochaines semaines.
La collaboration virtuelle est donc de nos jours essentielle en entreprise, elle en fait même partie intégrante, que ce soit pour travailler ou télétravailler. Chez Ubiq, on adore aussi travailler de partout, mais toujours ensemble en collaborant !
