Comment organiser une conférence ?
Organiser une conférence est un évènement stratégique pour une entreprise. Bien plus qu’un évènement ponctuel, il s’agit d’une véritable opération de communication. Quel qu’en soit l’enjeu : booster son image de marque, recruter de nouveaux clients ou fidéliser ses partenaires, rien ne doit être laissé au hasard pour que l’évènement soit un succès.
La réussite de votre conférence dépend de nombreux éléments, découvrez nos 10 conseils pour savoir comment préparer une conférence !
1. Établir le budget : quel budget pour une conférence ?
Si vous nous lisez aujourd’hui, c’est que vous vous demandez certainement comment faire une conférence professionnelle. Avant de vous lancer, LA question à se poser est : combien puis-je allouer à cet évènement ? Pour avoir une idée plus précise, l’idéal est de faire un budget prévisionnel, avec les coûts à envisager.
- Les coûts fixes : location de la salle et éventuellement du matériel si la salle n’est pas équipée, équipe d’accueil et ou de sécurité, régisseur (certaines entreprises de location de salles demandent qu’un régisseur soit présent le Jour J pour gérer la technique).
- Les coûts variables : dépendent par définition du nombre de participants (ex. les frais de traiteur : petit-déjeuner, déjeuner, pause café, etc…).
- Ne pas oublier les coûts annexes, tels que les frais de déplacement, les frais de communication (impressions d’invitation, d’affiche, budget de publicité digitale, …), etc.
Une fois votre budget établi, vous pouvez vous lancer dans l’organisation de la conférence, mais pour être sûr d’être satisfait de votre évènement, pensez à vous fixer des objectifs.
2. Fixer l’objectif : pourquoi organiser une conférence ?
Comme pour toutes opérations de communication, il est indispensable, avant de se lancer, d’avoir un objectif défini.
- À quoi sert ma conférence : évènement client ? Image de marque ? Notoriété ? Fidélisation ?
- Une fois l’objectif de votre conférence fixé, vous pourrez vous demander quelle est votre cible, ce qui vous aidera à choisir vos intervenants et établir votre liste d’invités.
- Enfin, vous pourrez vous fixer des KPI’s : trafic sur votre site, téléchargement d’un livre blanc, vente d’un produit, etc. N’oubliez pas aussi de vous fixer des KPI’s sur l’évènement en temps que tel : à partir de combien de participants considérerez que votre conférence est un succès ? Quelles retombées presse attendez-vous ?
3. Fixer la date : quel est le meilleur moment pour organiser une conférence ?
Pour le jour, on évite généralement le début et la fin de semaine. Le lundi, on a envie de commencer la semaine en douceur et le vendredi de partir en weekend. À prohiber donc l’afterwork du vendredi soir ! Le moment dépend de votre cible :
- Pour une cible pro B to B, le format petit-déjeuner de 8h à 9h30 permet de capter les gens avant qu’ils ne commencent leur journée de travail. Mais attention, tout va se jouer sur le titre et la description de la conférence. Nous sommes tous énormément sollicités, le thème se doit donc d’être très attrayant pour motiver les participants à sortir plus tôt de leur lit.
- Pour le lancement d’un produit, une cible B to C ou un public plus jeune, le format afterwork est très attractif. Attention à choisir un lieu assez central qui ne force pas les invités à doubler leur temps de trajet habituel. Même contre une bière, ça risque d’être difficile de motiver les troupes !
- Vous pouvez aussi partir sur des formats à la journée, entre midi et deux, en matinée ou dans l’après-midi. À réserver, cependant, à des formats payants ou 100% professionnels que les entreprises pourront considérer comme formateurs pour leur salariés.
4. Trouver le lieu : où faire une conférence ?
Le lieu est un point important car pas de lieu = pas d’évènement ! Déterminez d’abord la localisation. Pour un évènement en journée, privilégiez des lieux qui se trouveront sur les trajets domicile/travail de vos invités. Si vous souhaitez un lieu moins institutionnel, vérifiez qu’il existe des moyens de transport pour permettre aux participants d’arriver.
Ensuite, il ne vous reste plus qu’à choisir la salle. Pour cela, Bureaux À Partager vous accompagne avec un large choix de salles à réserver à la journée ou à l’heure !
5. Faire la liste des invités : qui inviter ?
On l’a vu, la cible de votre conférence est cruciale. Elle déterminera les différents critères de votre évènement. Une fois celle-ci définie, il vous faudra établir la liste de vos invités. En fonction des participants souhaités, vous pourrez leur envoyer une invitation par mail (de nombreux sites comme eventbrite proposent des services gratuits en dessous d’un certain nombre d’invités), vous pourrez aussi créer un évènement sur les réseaux sociaux ou envoyer des invitations imprimées personnalisées pour une cible plus premium.
6. Trouver des intervenants : quel type d’intervenants choisir ?
Trois options possibles :
- Choisir une tête d’affiche de renom qui remplira à coup sûr votre salle, mais il vous faudra sans doute prévoir un budget pour une intervention rémunérée ;
- Choisir un intervenant moins connu, expert d’un sujet. C’est ce sujet qui vous permettra d’attirer du public ;
- Demander à un salarié d’une entreprise connue d’intervenir sur un sujet et miser sur la renommée de l’entreprise pour conquérir vos participants !
Si vous optez pour le format table ronde, pensez diversité, choisissez des profils variés pour faire avancer le débat. L’idéal étant de choisir un animateur, comme un journaliste qui a l’habitude de poser les bonnes questions et de mettre son interlocuteur à l’aise, un expert du sujet et une personne plutôt dans l’opérationnel qui pourra donner une vision terrain du sujet abordé.
7. Choisir les prestataires : à qui faire appel ?
Vous avez votre salle, la date est fixée et vous avez commencé à envoyer les invitations, il vous reste à prévoir l’organisation du jour J. Pour cela, vous devrez sans doute vous faire accompagner de quelques prestataires. Voici une liste de prestataires dont vous pourriez avoir besoin pour organiser votre conférence :
- Le traiteur : indispensable si vous avez prévu un petit-déjeuner ou un afterwork. Faites jouer la concurrence pour trouver celui qui correspondra le mieux à vos attentes et à votre budget. Anticipez les habitudes alimentaires de chacun : prévoyez quelques snacks végétariens et des boissons sans alcool.
- Le régisseur : certaines salles l’imposent, il sera dans tous les cas très utile pour éviter les problèmes techniques le jour J.
- Le photographe ou vidéaste : si vous voulez communiquer après votre évènement, prévoyez une captation vidéo et un photographe, ainsi, vous aurez du contenu de qualité à diffuser et vous maximiserez l’impact de votre event. Si vous aimez les photos de cet article, vous pouvez faire appel à Anne-Sophie Bielawski.
- L’agence d’hôtes / hôtesses : pour accueillir vos invités comme il se doit. Comme pour le traiteur, vous pourrez choisir un niveau de prestation adapté à vos besoins et à votre budget.
- L’entreprise de location de matériel : à ne pas oublier si ce n’est pas prévu dans la location de la salle (écran, rétroprojecteur, son, micro).
8. Communiquer autour de l’évènement : quelle est la bonne fréquence ?
Organiser une conférence c’est bien, le faire savoir c’est mieux ! Quoi de pire qu’une salle vide après de nombreuses semaines d’organisation…
Il faut compter 30 à 50% de no show le jour J
- Envoyez les invitations environ 3 semaines en amont, avec un rappel une semaine avant et la veille. Les sites, tels qu’eventbrite, vous proposent des systèmes de relances automatiques. Attention : pour les évènements gratuits, pensez à prévoir une marge de no show. Il faut compter 30 à 50% de la liste des participants inscrits qui ne viennent pas le jour J.
- Communiquez avant l’évènement, même si votre conférence n’est pas ouverte au public. Faire savoir à votre communauté que vous prenez la parole sur un sujet vous donnera un statut d’expert et montrera que vous proposez des contenus de qualité. Vous pouvez communiquer 1 mois en amont de l’évènement via les réseaux sociaux. Si vous avez une liste de participants limitée, pensez à prévoir une captation en direct ou proposer ensuite une vidéo de rediffusion.
9. Assurer le jour J : comment ne rien oublier ?
Tout est prêt, c’est le jour J, le stress monte… Voici quelques conseils pour éviter de vous laisser déborder :
- Installez la salle et vérifiez le matériel la veille. Cela limitera le risque d’imprévus le jour J ;
- Arrivez en avance, quelques heures avant, en fonction de l’ampleur de votre conférence ;
- Briefez vos équipes en amont. La veille, rédigez votre brief pour chaque équipe et briefez-les quelques heures avant le début de la conférence ;
- Rappelez le timing aux intervenants. Rien de pire qu’une conférence interminable ;
- Pensez aux mots d’introduction et de conclusion ;
- Acceptez les imprévus… Le traiteur est en retard ? Un intervenant a raté son train ? Malheureusement cela arrive et c’est la magie du direct, restez zen et soyez créatif : à tout problème, il existe une solution !
10. Communiquer pendant et après la conférence : comment assurer un effet à long terme ?
Ça y est, vous l’avez fait ! Tout s’est bien passé et les débats étaient intéressants, bravo ! Ce n’est pas le moment de se relâcher, pour maximiser l’impact de votre conférence et vous assurer une visibilité à long terme, prévoyez un plan de communication pendant la conférence et après :
- Pendant la conférence : préparez une slide avec le nom des intervenants, leur identifiant twitter et le vôtre. Vous pouvez aussi créer un hashtag dédié à votre évènement ;
- Après l’évènement : le lendemain, envoyez un mail de remerciement à vos participants et intervenants. Dans les semaines qui suivent, vous pourrez aussi diffuser des contenus relatifs à la conférence : photos, vidéos, verbatims, etc…
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour organiser une conférence inoubliable, à vous de jouer !
