Chez Ubiq, nous mettons en place depuis des années un process d’onboarding dans toutes les équipes, notamment à la tech lorsque nous recrutons un nouveau profil ! L’onboarding est essentiel mais on a trop tendance à oublier l’offboarding.
L’offboarding est un processus un peu plus atypique que nous mettons aussi en place chez Ubiq, lorsqu’un collaborateur quitte la société.
On vous partage notre processus d’offboarding ou comment un collaborateur quitte Ubiq.
Pourquoi organiser un processus d’offboarding ?
En 2022, les turnovers sont une réalité : le turnover moyen en France est de 15%. Cela fait partie de la vie d’une entreprise de voir ses collaborateurs s’en aller.
Les départs peuvent être une source de stress et d’inquiétude pour l’équipe qui reste, tout comme pour la personne qui s’en va : y a-t-il de l’information qui va se perdre ? Comment assurer la transition sans créer de frustrations chez la personne sortante ou auprès de l’équipe qui reste ?
Aujourd’hui, nous avons à coeur chez Ubiq de dédramatiser ce moment en organisant au mieux le départ de la personne pour :
- Permettre à la personne sortante de basculer positivement sur ses nouveaux projets
- Garantir à l’équipe qui reste, une bonne passation sur la suite.
En abordant de manière claire l’offboarding, cela permet aux employés d’être plus transparents sur leurs intentions sur les semestres à venir et on peut ainsi prévoir les besoins de recrutement sur le semestre suivant. Tout le monde est gagnant !
Quels processus à mettre en place côté RH ?
Lorsqu’une personne souhaite partir, nous acceptons la rupture conventionnelle.
La rupture conventionnelle ouvre certains droits au salarié sortant, dont une indemnité légale calculée en fonction de son ancienneté, des droits au chômage ou encore la portabilité gratuite de la mutuelle. Cela a aidé un ancien développeur de l’équipe à se lancer dans une nouvelle activité en freelance.
Il y a aussi eu des cas où les collaborateurs enchaînent directement sur une nouvelle opportunité, cela permet d’ajuster les préavis selon ses besoins.
Le reste des points plus précis de l’offboarding est ensuite organisé par l’équipe de la personne sortante en autonomie.
Dans la suite de cet article, nous présenterons un focus sur l’équipe Tech en vous expliquant comment nous sommes organisés et comment avons-nous réussi nos différents offboardings ces dernières années.
L’offboarding dans l’équipe Tech
Documenter en continu
L’offboarding se prépare finalement… dès le premier jour ! Documenter en continu nous aide à garder un historique de ce qui se passe sur le projet. Cela évite d’écrire un maximum de documentation sur un temps réduit au moment de son départ.
On considère la documentation sous trois aspects :
– Le code
– Les projets
– Le ticket associé à la tâche
Un commentaire sous un ticket tâche, quelque soit l’outil utilisé (Jira, Github, Asana), aide à comprendre le contexte dans lequel a été réalisé ce ticket et les éventuels problèmes rencontrés.
Chez Ubiq, on utilise l’outil Jira, qui nous permet de créer des projets découpés en tâches. Au fur et à mesure de l’ancienneté dans la codebase, en fouillant dans notre historique Jira, on réalise à quel point les commentaires que l’on retrouve encore aujourd’hui d’anciens membres de l’équipe qui ne sont plus là aujourd’hui sont précieux.
À titre personnel, je commente même mes tickets pour me souvenir de ma progression le lendemain: ça m’évite de reprendre le sujet le lendemain matin en me demandant où j’en étais déjà. La culture de l’écrit, c’est non seulement assurer une bonne diffusion de l’information auprès de ses pairs mais aussi faciliter son propre offboarding !
La transmission de ses connaissances
Nous pouvons être amené chez Ubiq à travailler seul(e) sur un ticket ou parfois même une epic.
Nous faisons de notre mieux pour diffuser la connaissance au maximum via :
- Les réunions
- Le backlog et technical refinement, deux moments privilégiés pour concevoir des nouvelles features et mieux connaître l’architecture technique du projet.
- Les démos qui aident à se tenir informés des nouvelles features sur le site
- Les relectures de code qui montrent le code associés à ces features.
Malgré tout, il peut persister des inconnues auxquelles on ne pense plus avec le temps.
La personne qui s’en va, accompagnée d’une personne de l’équipe liste l’ensemble des sujets sur lesquels elle pourrait avoir un besoin de transmission : cela peut être un sujet métier comme un sujet technique.
Pour chacun de ses sujets, nous verrons ensuite comment les aborder : est-ce que l’équipe doit se réunir au complet pour “absorber” la connaissance du sortant ? Ou est-ce que le sujet peut-il aisément être soumis à l’autre personne ?
Les outils
Tous nos outils sont au maximum configurés sur notre groupe mail ou via des accès individuels pour chaque membre de l’équipe pour éviter la dépendance à une seule personne.
Mais parfois, cela n’est pas possible et c’est pourquoi nous avions initié une checklist d’offboarding dédiée à notre équipe.
L’objectif est d’être sûr de ne rien oublier lors du départ d’un collaborateur et d’éviter les mauvaises surprises comme une application Slack associée uniquement à un membre dans l’équipe et pas partagée au reste des collègues. On évite aussi de laisser végéter des comptes inactifs de collègues partis.
Le dernier sprint avant le départ
Dans l’équipe technique, nous nous organisons en sprints de deux semaines. Ce sprint est lancé le lundi et nous dispatchons les sujets à ce moment-là. La personne qui s’en va ne doit avoir aucun ticket Jira qui lui est assigné pendant le sprint.
L’objectif est de finir son expérience sereinement et de ne pas laisser un sujet inachevé au reste de l’équipe. Nous appliquons d’ailleurs la même règle avant les départs en congés.
La personne qui s’en va doit aussi lister l’ensemble des partenaires externes avec qui elle a pû être en contact. L’idée est de prévenir le partenaire en donnant le contact d’un tiers qui peut reprendre le suivi.
Une réponse automatique de mail dans sa boîte mail doit aussi être configurée pour indiquer que la personne a quitté l’entreprise. L’équipe restante s’assure de couper l’ensemble des accès individuels de la personne sortante aux différents outils (accès serveurs etc.)
Il faut aussi prévoir un certain temps pour formater et nettoyer (oui, y compris enlever les stickers !) sa machine avant de la rendre à l’entreprise. Il faut aussi rendre les éventuels badges d’accès et ensuite célébrer ce nouveau départ autour d’un verre !
On fait le bilan ?
Une documentation claire d’offboarding permet d’enlever une charge mentale, que ce soit pour la personne qui s’en va que pour le reste de l’équipe. Ce processus d’offboarding sera éprouvé au fur et à mesure des départs: si des points viennent à manquer, cette documentation sera améliorée pour couvrir les nouveaux cas.
Depuis la mise en place de ce process d’offboarding, nous n’avons pas constaté plus de départs dans l’équipe mais une ouverture sur le sujet des départs et des passations plus apaisées car mieux anticipées.
