Ça y est votre entreprise est créée ! Il vous faut désormais trouver vos bureaux…
Avant tout, pour mener à bien votre recherche, listez vos besoins : quelle surface exige votre activité ? Quel est le budget que vous souhaitez allouer à vos bureaux ? Avez vous besoin d’une salle de réunion ? Souhaitez-vous partager vos bureaux ? Si oui, avec qui ?
Lorsqu’on démarre, on cherche surtout à limiter ses coûts fixes et donc la charge des locaux. Plusieurs possibilités s’offrent alors à vous :
- Vous installer chez vous : l’avantage étant qu’ainsi vos bureaux ne vous coûtent presque rien. Mais cette option ne peut être que temporaire si votre entreprise doit évoluer et s’agrandir en termes d’effectifs.
- Louer un bureau : Cette solution vous permet de délimiter votre espace professionnel et personnel. Il existe deux types de locations : le bail 3/6/9 (ou bail précaire plus court) ou le partage de bureau.Ci-dessous, un comparatif de ces deux options afin de vous donner une vue d’ensemble et vous permettre de choisir la bonne formule.
Louer un bureau avec un bail 3/6/9
Pourquoi 3/6/9 ? Parce que si vous contracter un bail de ce type, vous vous engagez au minimum pour 3 ans, renouvelable au maximum 2 fois (d’où le 6 et le 9). C’est le bail traditionnellement proposé aux professionnels qui veulent louer un bureau : le bail 3/6/9 peut être commercial, quand il concerne des activités artisanales, commerciales ou des bureaux, ou bien qualifié de mixte ou de professionnel quand il concerne des activités libérales.
Si le bail 3/6/9 est avantageux sur plusieurs points (vous êtes chez vous, il convient à tous les secteurs d’activité), il comprend tout de même de nombreux inconvénients, notamment pour une petite ou jeune entreprise : le contrat manque de flexibilité (vous vous engagez au minimum pour 3 ans, ce qui est énorme pour une jeune entreprise), les coûts d’entrées sont généralement importants, avec des frais d’agence et des garanties à payer, et vous devez gérer vous-même vos bureaux. Le loyer annuel pour 4 personnes est estimé pour Paris à 250 € à 650 € au m2, mais il faut ajouter à ce montant un certain nombre de frais annexes : des charges (20% du loyer), des prestations (ménage, internet…), des frais d’assurances, la taxe foncière ainsi que des frais de copropriété.
Les baux 3/6/9 sont proposés par des agences immobilières classiques, qui demandent en général 30% du loyer annuel et des garanties, ou sur des sites de petites annonces, quant à eux gratuits.
Louer un bureau partagé
C’est pour contourner les inconvénients du bail 3/6/9 que de plus en plus de professionnels se tournent vers la location de bureaux partagés. Ce type de location est plus flexible, plus économique mais permet également de dynamiser l’environnement professionnel en créant des synergies entre les entreprises colocataires.
Pour louer un bureau partagé, vous pouvez établir deux types de contrats : un contrat de location précaire, ou contrat de sous-location, ou bien un contrat de mise à disposition de bureaux, encore appelé contrat de prestation de service, non soumis au droit immobilier.
Cette solution peut paraitre plus chère à première vue qu’un bail 3/6/9, puisque les loyers au poste s’élèvent de 200€ à 600€ par mois à Paris, mais il faut noter que ces tarifs incluent l’accès aux services de l’espace de partage et les charges.
Ce type de location est proposée à la fois par des professionnels, comme des pépinières, des incubateurs, des espaces de coworking ou encore des centres d’affaires, mais également par des entreprises qui mettent à disposition leurs espaces vacants, via des sites d’annonces ou encore des agences spécialisées.
Louer un bureau : monter un dossier
Enfin, pour pouvoir établir un contrat vous devez vous assurer que vous êtes muni des papiers suivants :
- Immatriculation au registre du commerce et des sociétés
- Extrait Kbis
- Pièce d’identité du signataire du bail et responsable de la société
- RIB
- Pour les sociétés en activité, les 3 derniers bilans seront demandés (selon les propriétaires)
- Pour les sociétés en création il faudra fournir : statuts de la société, compte d’exploitation prévisionnel et références bancaires
