À l’heure de la reprise économique, l’équipe Ubiq se tient à vos côtés pour vous aider à faire des économies en optimisant vos bureaux.
Le bureau représente un coût fixe important pour les entreprises et peut vite se transformer en charge très lourde en cas de difficultés économiques. Pour autant, personne n’est prêt à se passer du bureau. En effet, il reste un lieu de rencontres et d’échanges indispensables aux cultures d’entreprises.
Ubiq privilégie les contrats flexibles/sans engagement qui permettent de rationaliser vos coûts au maximum. Alors, que vous vous interrogiez sur les contrats sans engagements, que vous souhaitiez aller vers une organisation plus flexible incluant le télétravail ou que vous pensiez à sous louer une partie de vos bureaux, nous avons compilé dans cet articles nos outils et solutions.
Nous nous engageons aussi à vous accompagner dans vos recherches pour trouver des bureaux qui respectent les normes de distanciation sociale et à répondre à vos questions sur les mises aux normes sanitaires.
1. Préparer la reprise
Après deux mois de confinement avec l’ensemble de l’équipe en télétravail, il est temps de revenir progressivement au bureau. C’est aussi le bon moment pour faire un petit audit de ses dépenses et coûts fixes pour rationaliser ce qui peut l’être.
🔸 Revenir au bureau en toute sécurité
Revenir au bureau oui, mais pas dans n’importe quelles conditions ! Suivez notre guide pour vous vérifier que vous avez bien mis en place l’ensemble des mesures sanitaires.
🔸 Rationaliser ses dépenses
Le confinement a marqué un gros coup d’arrêt pour les activités de nombreuses entreprises. Il est donc indispensable de revoir ses dépenses et maîtriser sa trésorerie
- 3 solutions simples pour faire des économies : renégocier son contrat de location de bureau, rationaliser ses coûts de services généraux et mettre en place le télétravail.
- Calculer le vrai coût d’un bail 3/6/9 : vous êtes engagés sur un bail commercial et vous hésitez à aller vers un contrat plus flexible type coworking ou bureaux partagés ?
Nous avons créé un outil qui vous aidera à comparer le coût d’un bail 3/6/9 vs. un contrat flexible.
Calculer le vrai coût d’un bail 3/6/9
2. Aller vers des contrats flexibles pour faire des économies
Les contrats flexibles ou contrats sans engagement, vous permettent de louer des bureaux avec des préavis très court. En cas de difficultés, vous pourrez très facilement réduire la voilure ou rompre votre contrat. A l’inverse, si votre équipe grandit, vous pourrez prendre des postes en plus ou changer de bureau rapidement. Cette flexibilité vous permet de préserver votre trésorerie en dépensant au plus juste.
🔹 Choisir le contrat pour partager ses bureaux
La différence entre les différents contrats peut être un casse tête pour les entrepreneurs et dirigeants. Nous avons décryptés pour vous les avantages et inconvénients de chaque contrat. Vous pouvez même télécharger des modèles pour vous faciliter la tâche.
3. Revoir votre organisation de travail
La confinement a forcé de nombreuses entreprises à adopter le télétravail et, pour beaucoup, ce télétravail forcé a été une révélation. Oui, on peut être en télétravail et rester efficace, voire même très efficace.
Alors pourquoi ne pas prolonger ce mode de travail en proposant à vos salariés une combinaison de home office et présence au bureau ?
Cela vous permettra d’une part de respecter les normes de distanciation sociale en ayant moins de monde au bureau, mais aussi de faire des économies. Vous pouvez, en effet, en profiter pour réduire le nombre de postes et aller vers une organisation plus flexible.
Mais, pour bien fonctionner, la mise en place du télétravail doit être accompagnée. Découvrez nos ressources pour mettre en place le télétravail.
◽️ Adopter le télétravail à long terme
Les ordonnances Macron ont nettement assouplies le recours au télétravail. Pour autant, si vous souhaitez le mettre en place de façon encadrée et à long terme, vous devez respecter un certain nombre d’obligations légales.
◽️ Manager votre équipe à distance
On l’a vu pendant le confinement, manager une équipe à distance se révèle être un vrai travail d’équilibriste entre le ni trop prêt, ni trop loin ! Nous avons compilé les meilleurs conseils pour manager une équipe à distance.
◽️ Maintenir l’esprit d’équipe en télétravail
Même avec une équipe en full remote, il est indispensable de créer des rituels pour garder vos équipes mobilisées et préserver la culture d’entreprise. Découvrez notre guide du télétravail en entreprise.
Le guide du télétravail en entreprise
◽️ S’inspirer des meilleurs
Pendant le confinement, nous avons demandé à 10 entreprises de nous confier leurs bonnes pratiques du télétravail.
4. Créer votre annonce sur Ubiq
Si vous avez de la place dans vos bureaux et que vous êtes décidé à faire des économies en les partageant, voici nos conseils pour créer votre annonce sur Ubiq.
◾️ Rédiger votre annonce
Un seul mot d’ordre chez Ubiq : la simplicité ! Creer une annonce sur notre site est simple et rapide et en cas de question, nous vous accompagnons. Voici les informations que vous devez penser à mentionner dans votre annonce :
> Il faut d’abord indiquer les informations essentielles :
- le nombre de mètre carré et le nombre de postes disponibles (les mesures sanitaires actuelles recommandent minimum 4m2 / postes)
- le type de contrat. Si vous optez pour un contrat de prestation de service, il faudra bien indiquer les services inclus (mobilier, internet, accès kitchenette, les éventuelles salles de réunion, etc. Le café à disposition est souvent apprécié !)
- le prix du loyer (à définir en fonction du type de bureau, de la localisation et des services)
- le préavis (nous vous recommandons un préavis de 2 mois afin de vous laisser le temps de trouver des nouveaux locataires), durée minimum et maximum de mise en location (nous recommandons 6 mois minimum, ce qui correspond aux demandes moyennes sur le site)
> Vous pouvez ensuite ajouter des informations annexes qui permettront de mieux orienter les demandeurs et de vous éviter des visites inutiles :
- le type d’entreprises que vous recherchez si vous avez déjà une idée en tête (profil créatif, commercial, architectes, etc). L‘ambiance dans les bureaux, si vous avez des rituels que vous souhaitez partager avec vos futurs colocs, etc
- les avantages de vos bureaux (terrasse, jardin, salle de jeu, salle de sport), l’accès aux salles de réunions, les points d’intérêt des alentours (restaurant, supermarché, transport, etc), etc
◾️ Sélectionner vos photos d’annonce
Une belle photo d’annonce, c’est la garantie de louer ses bureaux très rapidement, donc à ne pas négliger ! Nous vous avons préparé une liste de do et don’t pour vous accompagner pas à pas pour vos photos d’annonce.
Les do et les dont des photos d’annonce
Nous espérons que ces ressources vont seront utiles pour faire vos choix de contrats et optimiser vos coûts. Si vous avez d’autres questions, notre équipe se tient à votre disposition pour vous aider au 07 55 54 06 09 ou par mail à offre@bureauxapartager.com
