Webinar — Déménagement de bureaux
L’essentiel à retenir
- Avant de déménager, il faut commencer par observer les usages réels des bureaux : télétravail, occupation des espaces, besoins des équipes et culture d’entreprise.
- Un déménagement de bureaux doit être piloté comme un véritable projet d’entreprise : anticipation du bail, recherche des locaux, budget, aménagement et calendrier.
- Les collaborateurs doivent être embarqués dans le projet et les nouveaux bureaux doivent pouvoir évoluer après l’emménagement en fonction des usages observés.
Manque de place, salles de réunion toujours occupées, open space trop bruyant, évolution du télétravail, bail qui arrive à échéance… Les raisons de remettre en question ses bureaux peuvent être nombreuses.
Mais comment savoir si un déménagement est vraiment nécessaire ? Et une fois la décision prise, comment trouver les bons bureaux, réussir leur aménagement et embarquer les équipes dans le projet ?
C’était tout le sujet de notre webinar organisé avec Yemanja et Work With Island, aux côtés de Simon, Directeur commercial chez Ubiq, Marie, cofondatrice de Yemanja, et Angelina, Field Marketing Manager chez Work With Island.
Avant de déménager, commencer par observer ses usages
Un bureau devenu trop petit n’est pas le seul signe qu’il est temps de changer. Avant même de parler de surface, la première question à se poser concerne les usages : comment les équipes travaillent-elles réellement ?
Chez Ubiq, c’est l’un des premiers éléments que nous cherchons à comprendre lorsqu’une entreprise démarre une recherche de bureaux. L’objectif n’est plus seulement de raisonner en nombre de mètres carrés, mais de prendre en compte la culture de l’entreprise et ses façons de travailler.
Plusieurs signaux peuvent ainsi montrer que les bureaux actuels ne sont plus adaptés :
Les signaux à surveiller
01. Les effectifs ont augmenté ou diminué.
02. Le télétravail a modifié la manière d’occuper les espaces.
03. Les salles de réunion sont constamment occupées ou, au contraire, sous-utilisées.
04. Certaines équipes manquent d’espaces pour s’isoler.
05. Le bruit devient un irritant au quotidien.
06. Les espaces ne correspondent plus aux habitudes des collaborateurs.
Deux entreprises avec le même nombre de salariés peuvent donc avoir des besoins complètement différents. Le bon bureau n’est pas seulement une question de surface : c’est avant tout une question d’usages.
Réaménager, réorganiser ou déménager ?
Identifier des irritants dans ses bureaux ne signifie pas nécessairement qu’il faut immédiatement faire ses cartons.
Certains problèmes peuvent être résolus en réaménageant les locaux existants : ajouter des phonebox ou des salles de réunion, revoir la disposition des postes ou transformer certains espaces. Dans d’autres situations, une évolution de l’organisation du travail peut suffire, notamment lorsque la problématique concerne la présence des collaborateurs et le télétravail.
Mais lorsque les locaux ne permettent plus de répondre aux besoins de l’entreprise, le déménagement devient une option à envisager. Croissance ou réduction des effectifs, fin de bail, besoin de se rapprocher des transports ou volonté de rendre ses bureaux plus attractifs : plusieurs événements peuvent déclencher cette réflexion.
Trouver ses nouveaux bureaux : flex ou bail traditionnel ?
Une fois la décision de déménager prise, une autre question se pose : quel type de bureaux choisir ?
Le bureau flexible regroupe notamment les espaces de coworking, les bureaux opérés ou encore certaines offres de sous-location. Ces solutions proposent généralement des engagements plus courts et des espaces clés en main, déjà aménagés et équipés. Elles sont particulièrement adaptées aux entreprises qui recherchent davantage de souplesse ou qui manquent encore de visibilité sur l’évolution de leurs effectifs. À Paris, vous pouvez notamment explorer les différents espaces de coworking à Paris disponibles sur Ubiq.
Le bureau traditionnel, avec un bail commercial classique, implique quant à lui un engagement plus long mais permet davantage de liberté pour créer ses propres espaces et imaginer un aménagement adapté à l’identité et aux usages de l’entreprise.
Dans les deux cas, la localisation reste un critère central. Accessibilité pour les collaborateurs, proximité des transports, quartier ou encore attractivité pour les candidats : l’adresse fait pleinement partie du projet. Si votre entreprise cherche ses prochains locaux dans la capitale, vous pouvez commencer par consulter les offres de location de bureaux à Paris disponibles sur Ubiq.
Attention au bail actuel avant de commencer sa recherche
C’est un point facile à oublier et pourtant essentiel : avant de lancer son déménagement, il faut relire son bail actuel.
Date d’échéance, durée du préavis, conditions de sortie, obligations de remise en état… Une échéance manquée peut considérablement retarder le projet. Anticiper permet donc de conserver davantage de marge de manœuvre pour organiser sa recherche et son installation.
Les délais dépendront ensuite du type de locaux choisi. Avec des bureaux flexibles déjà aménagés et prêts à l’emploi, une installation peut être relativement rapide. Un projet nécessitant davantage de travaux et d’aménagement demandera naturellement plus de temps. Mieux vaut donc anticiper plus que pas assez.
Un déménagement de bureaux se pilote comme un véritable projet
Une fois les futurs locaux trouvés, le travail ne fait que commencer. Avant de choisir le mobilier ou la couleur des murs, il est important de poser un cadre précis.
Qui prend les décisions ? Qui pilote le projet en interne ? Quels sont les objectifs ? Quel budget est disponible ? Quelle est la date d’emménagement souhaitée ? Et surtout : qu’est-ce qui permettra de considérer le projet comme réussi ?
Les attentes peuvent varier d’une entreprise à l’autre : davantage de petites salles de réunion, une meilleure acoustique, des espaces plus conviviaux, du mobilier ergonomique ou encore un aménagement reflétant davantage l’identité de l’entreprise. Formaliser ces besoins dès le départ permet de construire le projet sur des bases communes. Et pour ne rien oublier, nous avons réuni les 10 étapes clés d’une recherche de bureaux, de la définition de vos besoins jusqu’à l’emménagement.
Penser les espaces à partir des usages
Vient ensuite la conception. L’objectif est de traduire les besoins identifiés en espaces concrets : postes de travail, salles de réunion, espaces informels, cuisines, phonebox ou encore zones de concentration.
Le plan doit également prendre en compte les flux. Comment un visiteur se rend-il de l’accueil à une salle de réunion ? Quelles équipes doivent être proches les unes des autres ? Quels espaces risquent de générer du bruit ? Où les collaborateurs doivent-ils pouvoir s’isoler ?
Et tous les besoins n’ont pas forcément à être figés dès le premier jour. Certains équipements ou aménagements peuvent être ajoutés progressivement, une fois que les équipes ont réellement commencé à utiliser les lieux.
Faire des nouveaux bureaux un lieu qui ressemble à l’entreprise
Un projet de bureaux réussi ne s’arrête pas à un plan fonctionnel. Les nouveaux locaux peuvent aussi devenir un véritable prolongement de la culture et de l’identité de l’entreprise.
Cela passe par les matériaux, le mobilier ou la décoration, mais surtout par les éléments qui ont du sens pour les collaborateurs : références à l’histoire de l’entreprise, objets symboliques, images ou espaces pensés autour de certains rituels. L’objectif est que les bureaux racontent réellement l’entreprise qui les occupe.
Embarquer les collaborateurs dans le déménagement
Changer de bureaux peut représenter un changement important pour les équipes : nouvelle adresse, nouveaux trajets, passage en open space ou en flex office, nouveaux espaces et nouvelles habitudes.
La conduite du changement ne doit donc pas être considérée comme un sujet secondaire. Questionnaires, ateliers de co-construction, visites de bureaux, échanges avec les managers, partage des plans ou photos du chantier… Il existe de nombreuses façons d’impliquer progressivement les collaborateurs.
L’enjeu n’est pas nécessairement de faire voter tout le monde sur chaque décision, mais de comprendre les attentes, expliquer les choix réalisés et donner de la visibilité sur le projet.
Et après l’emménagement ?
Parce qu’un bureau n’est jamais réellement terminé. Une fois les équipes installées, certains usages imaginés sur le papier fonctionneront parfaitement. D’autres devront peut-être évoluer.
Une grande salle de réunion peut finalement être peu utilisée tandis que plusieurs petites salles manquent. Un espace peut trouver une fonction différente de celle imaginée initialement. De nouveaux besoins peuvent également apparaître avec l’évolution de l’entreprise.
Quelques semaines ou quelques mois après l’installation, recueillir les retours des collaborateurs permet donc d’identifier les éventuels irritants et de continuer à faire évoluer les espaces.
Le bureau, un projet immobilier mais surtout humain
C’est finalement l’un des principaux enseignements de ce webinar : un déménagement de bureaux n’est pas seulement un projet immobilier. C’est un projet d’entreprise, pensé autour des usages et des personnes qui feront vivre le lieu au quotidien.
Avant de chercher une nouvelle adresse, commencez donc par comprendre comment vos équipes travaillent. Anticipez ensuite les différentes étapes du projet et, surtout, impliquez les collaborateurs dans cette transformation.
Vous souhaitez aller plus loin ? Retrouvez l’ensemble des conseils, exemples et retours d’expérience partagés par Simon, Marie et Angelina dans le replay du webinar.
