Comment organiser un séminaire d’entreprise ? Ubiq vous donne 10 conseils pour un évènement réussi.
Vous le savez peut-être : le séminaire d’entreprise est devenu un outil de management et un moyen de communication indispensable pour les entreprises. Que ce soit pour promouvoir l’engagement des salariés et diffuser la culture d’entreprise (séminaire interne) ou alors pour fédérer ses clients et partenaires (séminaire externe), le séminaire d’entreprise est désormais une pratique courante.
Le succès d’une entreprise peut être mesuré par la qualité des engagements qu’elle prend avec ses collaborateurs et ses partenaires. Il est donc essentiel d’être en mesure de bien planifier son séminaire d’entreprise pour qu’il se passe au mieux et qu’il remplisse son objectif premier. L’organisation d’un tel évènement demande beaucoup de temps et d’investissement. Mais ne vous inquiétez pas, nous sommes la pour vous accompagner. Nous vous présentons ici les principales étapes de l’organisation d’un séminaire d’entreprise.
Commencez à organiser votre séminaire d’entreprise le plus tôt possible — quatre à six mois à l’avance
Une fois que vous décidez d’une période, au minimum avec quatre à six mois d’avance, il y a certaines tâches fondamentales auxquelles il faut absolument penser. Le plus tôt vous commencez, mieux c’est ! Vous aurez ainsi tout le temps nécessaire pour planifier l’ensemble d’activités et prévoir d’éventuels contre-temps
1. Choisir le type de séminaire
Tout d’abord vous devez préciser le type de séminaire que vous souhaitez organiser. Il y a deux catégories : le séminaire d’entreprise interne (pour les salariés de l’entreprise) et le séminaire d’entreprise externe (pour le public externe et les différentes parties prenantes) :
Interne
- Séminaire de direction : orienté vers le comité exécutif de l’entreprise, ce séminaire a des objectifs stratégiques et se déroule sur un temps court (entre une demi-journée et deux jours). Il stimule la réflexion des participants sur des sujets précis et se finit sur des prises de décisions stratégiques pour l’entreprise.
- Séminaire de formation : orienté vers des volontaires ou des personnes concernées par la compétence en question, ce séminaire a des objectifs pédagogiques et se déroule sur une période de deux à trois jours. Il approfondit les connaissances des salariés et les fait monter en compétence en matière d’outils de travail (logiciels), d’organisation (culture d’entreprise) ou de communication (langue étrangère).
- Séminaire commercial : orienté vers les équipes commerciales (et parfois des managers), ce séminaire a des objectifs stratégiques ou pédagogiques et se déroule sur une période d’un à trois jours. Il diffuse les orientations stratégiques au sein de l’équipe chargée de les mettre en oeuvre, fait circuler des bonnes pratiques commerciales, promeut une vision commune à suivre…
- Séminaire de motivation : orienté vers tous les salariés de l’entreprise, de tous les niveaux, ce séminaire a des objectifs relationnels. Il se déroule sur une période un peu plus longue d’au moins 2 nuits, pouvant aller jusqu’à quatre jours. Il renforce la cohésion des équipes et aide dans la création de liens entre les collaborateurs.
Séminaire externe
- Séminaire client ou parties prenantes : proposé aux clients de l’entreprise ou ouvert à toutes les parties prenantes, ce type de séminaire a des objectifs informatifs, commerciaux ou relationnels. Il se déroule sur une période très courte, souvent d’une demi-journée à une journée. Il diffuse le message de l’entreprise et permet d’approfondir les relations commerciales et le développement business au plus près du client ainsi que les relations stratégiques avec les parties prenantes.
2. Définir les objectifs et les cibles
Les objectifs de votre séminaire seront déterminés en fonction de son type et de sa cible. D’où la nécessité de savoir précisément vers qui les activités seront orientées et la communication sera adressée :
- Écrivez clairement l’objectif de votre séminaire pour qu’il puisse vous guider
- Déterminez des objectifs en terme de nombre de participants, de qualité des participations
- Essayez d’imaginer une cible modèle, un participant idéal, pour adapter le format à un public précis
3. Estimer et définir un budget
Ici, pas de grand secret : estimez et définissez le montant que êtes en mesure de dépenser. Le budget sera évalué en fonction des éléments que vous aurez estimé au préalable : type de séminaire, objectifs, cible, nombre de participants, lieu…
- Référez-vous à des événements passés pour avoir l’estimation la plus précise possible
- Prévoyez une petite marge en cas d’imprévus
4. Choisir une date
La date de votre séminaire a une grande influence sur son coût, donc pensez bien à choisir une période adaptée à votre budget. Un fois que vous avez défini une période, consultez les participants pour choisir les dates précises et satisfaire la majorité. Pour simplifier cette planification consensuelle, vous pouvez utiliser un outil comme Doodle.
- Évitez les dates qui peuvent affecter la disponibilité des participants, comme les week-ends de ponts et les vacances scolaires, sauf consensus
- Pensez à privilégier le début de semaine, c’est souvent un moment où il y a le plus de choix et les frais sont moins élevés
5. Choisir un lieu
Ce qui fait la pertinence du lieu de votre séminaire : sa capacité d’accueil, son accessibilité et le suivi d’un professionnel qui pourra répondre à vos besoins. Effectuer une visite au préalable est fortement recommandé. Elle vous permettra de découvrir le terrain et toutes ses possibilités et limites afin d’éviter les imprévus. Après avoir trouvé votre lieu idéal, demandez un devis pour estimer le poids sur votre budget. Le mieux est de garder en tête au moins deux lieux ou de pouvoir avoir deux possibilités dans un même lieu. Par exemple, si vous voulez faire des activités en extérieur au mois d’avril, prévoyez un plan B en intérieur si la pluie s’invite par surprise.
- Choisissez un type d’endroit particulier et identifiez les lieux événementiels correspondants dans la région
- Choisissez un lieu adapté au nombre de participants
- Assurez-vous que la capacité du lieu et les infrastructures proposées correspondent
- Évaluez les potentiels prestataires à faire appel sur place
Pensez à la logistique de votre événement : intervenants, prestataires, activités — trois à quatre mois à l’avance
Ensuite, il est temps de penser à l’aspect plus logistique de votre séminaire. Prévoyez avec en moyenne trois à quatre mois d’avance les prestataires et les intervenants qui interviendront puis organisez les activités en fonction. Plus les étapes de réalisation et le programme de l’événement seront détaillés, moins vous serez susceptible d’avoir des surprises désagréables.
6. Organiser la participation d’intervenants externes
Gardez bien à l’esprit les objectifs de votre séminaire. Pensez aux participants et rappelez-vous du « participant modèle » : quelles sont leurs attentes, leurs envies ? Quel message vous voulez qu’il retiennent ? Ce sont des éléments très importants pour choisir les intervenants du séminaire.
- Commencez par une recherche de profils ayant déjà participé à des événements similaires
- Analysez, si possible, leur réputation et vérifiez si leurs interventions passées sont disponibles publiquement
- Listez les intervenants par pertinence en fonction de vos objectifs
- Précisez les détails essentiels de l’intervention (date, rémunération et type d’intervention). Et puis après c’est à vous de jouer, contactez les profils qui vous plaisent !
7. Planifier les activités et le programme pour les participants
Bien sûr, il faut penser au programme des activités. Encore une fois, essayez de penser au « participant modèle » pour élaborer un programme adapté. Il doit s’agir d’un planning complet qui sera communiqué à toutes les personnes concernées. Vous pouvez aussi faire un rétro-planning avec les échéances et dates clés afin de mieux organiser les activités prévues (il est important de garder toujours une certaine marge pour les imprévus).
- Prévoyez les équipements nécessaires ou recommandés
- Organisez les heures des interventions et des activités
- Choisissez les heures des repas (en fonction des prestataires et de votre planning)
- Pensez à laisser du temps libre
- Prenez en compte les temps de déplacement
Communiquez en amont et finalisez les derniers détails — un à deux mois d’avance
Parce qu’il est importante de faire savoir aux participants ce qui va se passer pendant l’événement, le planning devra être communiqué en amont. C’est le moment également de finaliser les petits détails qui restent à définir.
8. Communiquer sur le séminaire en amont
Peu importe la cible de votre séminaire, il est fondamental que vous ayez un plan de communication pour informer les futurs participants, qu’il s’agisse de clients, partenaires ou alors de vos collaborateurs. L’idée est de pouvoir les tenir au courant avec un certain degré d’anticipation pour leur donner le temps de s’organiser. Nous vous conseillons de leur envoyer des invitations avec une date limite pour la confirmation. N’oubliez pas de donner une liste avec tout ce dont les participants auront besoin pendant votre séminaire d’entreprise : vêtements spécifiques, objets, outils ou même documents.
Suivez l’impact de votre séminaire d’entreprise après sa réalisation — dans le mois qui suit l’événement
L’organisation d’un séminaire n’est pas fini tant que vous n’ayez pas analysé ses retombées. Choisissez quelques KPIs en amont, c’est le principal moyen d’évaluer sa pertinence et l’efficacité de ses résultats. Bien entendu, il faut remercier toutes les personnes concernées, mais il est indispensable de demander un feedback de l’événement.
9. Communiquer après l’événement
Une fois l’événement fini, ne pensez pas que le travail l’est aussi. Vous pouvez commencer par envoyer à tous les participants un email de remerciement, en renforçant le message ou la thématique centrale de l’événement. Un petit compte-rendu vous permettra de consigner par écrit les do et les dont pour le prochain. Si vous voulez, et si votre budget le permet, vous pouvez même leur offrir un cadeau ou souvenir de leur participation.
10. Évaluer l’impact du séminaire
En dernier lieu, évaluez la perception des participants à propos de l’événement qui vient d’avoir lieu. Vous pouvez leur envoyer un questionnaire de satisfaction joint avec vos remerciements pour avoir un retour précis et constructif. Demandez-leur de donner leurs attentes avant votre séminaire, puis ses points forts et points d’amélioration.
Enfin, voilà les grandes lignes de nos conseils pour organiser un séminaire d’entreprise. Maintenant, c’est à vous de jouer !
