Les six semaines de confinement du mois de mai ont donné un coup d’arrêt brutal à l’économie et de nombreuses entreprises ont vu leur chiffres d’affaire fondre dangereusement. Maitriser sa trésorerie et faire des économies est un enjeu crucial pour chacune d’entre elles.
Smart Services nous a donné 3 conseils pour faire des économies de trésorerie et amorcer sa reprise post-confinement.
Conseil nº1 : Optimiser vos coûts immobiliers
Le premier conseil, c’est de rationaliser ses dépenses concernant les biens immobiliers. On le sait, l’immobilier représente un coût fixe très important pour les entreprises et est parfois perçu comme une véritable charge qui a tendance à plomber leur trésorerie. Le mot d’ordre ici c’est l’optimisation : dépenser intelligemment et allouer les ressources selon ses besoins.
1. Renégocier le contrat de bail avec le propriétaire
Si vous avez signé un contrat commercial (ou bail 3/6/9) pour vos bureaux, c’est le moment de renégocier avec votre propriétaire. Vous pouvez négocier un ajustement de vos échéances, ou un report sur les mois suivants. Cela vous permettra de traverser plus facilement les mois difficiles.
2. Sous-louer les espaces qui sont peu ou pas utilisés
Si vous avez des espaces vacants, c’est le moment de les optimiser en les louant à une autre entreprise. Un moyen très efficace de réduire ses coûts. Si vous souhaitez être accompagnés dans cette démarche ou que vous vous posez des questions, n’hésitez pas à contacter notre équipe 07 55 54 06 09.
3. Réduire le nombre de postes pour faire des économies
Vous avez testé le télétravail et votre équipe est restée tout aussi productive ? C’est le moment de mettre en place le télétravail à long terme. C’est indispensable pour respecter les normes sanitaires actuelles mais aussi un bon moyen de booster votre culture d’entreprise avec un mode de travail plus flexible.
Attention, le télétravail a long terme ce n’est pas se passer de bureau, mais proposer une alternance de télétravail et présentiel aux salariés.
L’avantage c’est que vous aurez besoin de moins de postes. Dans une logique économique, vous pouvez donc :
- louer les postes vacants à une autre entreprise,
- prendre moins de postes si vous êtes dans un espace de coworking
- déménager pour prendre un espace plus petit, plus abordable et pourquoi pas tester les contrats sans engagements !
Conseil nº2 : Revoir vos prestations de services
Vous pouvez ensuite réévaluer vos prestations de services, et revoir vos contrats. Il vaut mieux négocier que de garder des prestations démesurées. Vous pouvez ainsi :
1. Réduire la voilure des prestations de ménage, accueil et maintenance
Tout ou partie de votre équipe est toujours en télétravail ? Pensez à adapter vos prestations de ménage, accueil et maintenance en conséquence. Attention toutefois à ne pas lésiner sur le ménage et la désinfection de vos locaux, très importants pour le respect des normes sanitaires.
2. Mettre en concurrence ses prestataires à travers de nouveaux appels d’offre
Une fois que vous aurez réduit la voilure de vos prestations et que vous aurez un cahier des charges plus léger, vous pourrez également lancer de nouveaux appels d’offre et négocier de nouveaux contrats sur la base d’une gamme de services plus restreinte et adaptée à votre réalité et vos moyens.
3. Privilégier la maintenance préventive et éviter des interventions d’urgence
Planifier avec vos prestataires des interventions de maintenance, vous coutera toujours moins cher que laisser certains services se dégrader et les forcer à intervenir dans l’urgence. Vous pouvez, par exemple, établir un calendrier fixe pour les interventions (détaillés au niveau du type de service exigé) afin de mieux anticiper et réduire vos coûts.
Conseil nº3 : Repenser votre organisation du travail
Parce que cela passe aussi par la culture organisationnelle, la troisième astuce est de mener une réflexion et potentiellement transformer l’organisation, les méthodes et les pratiques de travail. Le but est que les employés puissent avoir plus de flexibilité dans leurs horaires et locaux de travail tout en rationalisant les coûts de l’entreprise.
Voici quelques initiatives à prendre :
1. Proposer et promouvoir le télétravail de manière systématique
Mis en place dans 85% des entreprises pendant le confinement, selon un sondage du JDN, le travail à distance est plus que jamais une alternative complémentaire à la présence au bureau. L’implémentation du télétravail à long terme permet d’optimiser ses espaces de travail et donc ses dépenses.
2. Passer au coworking et aux espaces de bureaux partagés
Oui, changer de format immobilier doit figurer sur vos plans si vous voulez faire des économies de trésorerie. Dans le coworking vous avez affaire à deux types de bureaux : fermés et en open space. Les options de bureaux fermés peuvent varier en fonction de la surface et du capacitaire, alors que l’open space favorise l’échange et le partage. A chaque entreprise de choisir le format le mieux adapté à sa taille, sa culture et ses moyens.
Passer au télétravail ou adopter des espaces adaptés à vos effectifs, ce ne sont pas uniquement des politiques visant à libérer la culture d’entreprise, ce sont aussi d’excellents moyens de réduire vos coûts et alléger votre trésorerie. Des études gouvernementales ont montré que le télétravail permet de réaliser des économies d’échelle sur les locaux, les dépenses courantes et frais fixes, ainsi que d’accroitre la production et la productivité, de l’ordre de 5 à 30 %.
Pour faire des économies à long terme, il est important de se préparer et planifier les leviers stratégiques pour une réduction de dépenses efficace. Avec un peu d’organisation, vous verrez rapidement les bénéfices de vos efforts !
