Créer des espaces collaboratifs : Le guide.
Avec les mutations sociétales que nous connaissons de nos jours – d’ordre social, culturel et technologique – de nouvelles formes d’organisation du travail émergent et certaines pratiques jusque-là canoniques se renouvellent, se transforment, se reconfigurent. Il nous faut plus que jamais transformer l’espace de travail pour suivre cette évolution.
C’est un constat : nous sommes à l’ère du télétravail, du travail à distance, du travail nomade, mais aussi du coworking, des tiers-lieux et des espaces de travail partagés. Et les chiffres sont éloquents.
Aujourd’hui, rien qu’en France, nous comptons déjà plus de 1 700 structures entre tiers-lieux, espaces de coworking, cafés-coworking, et bureaux mutualisés, dans un secteur qui a triplé depuis 2017. Celles-ci proposent des offres en open space ou en bureaux fermés, mais toujours dans un cadre de partage de l’immeuble et des espaces communs et, souvent, où les espaces sous-utilisés trouvent une nouvelle utilité, voire une nouvelle identité.
Alors, que faut-il pour transformer son espace de travail et favoriser la collaboration ?
Tout savoir sur les espaces collaboratifs.
Qu’est-ce qu’un espace de travail collaboratif ?
Un espace collaboratif est un espace de travail qui sert à accroître la collaboration au sein d’une entreprise. Le but est de rapprocher les employés, au delà de leurs différences de postes et de services, afin d’augmenter les interactions entre eux et de les associer dans la poursuite d’un objectif commun.
Le travail collaboratif place en priorité la communication et le partage de connaissances entre les employés. Mettant de côté toute hiérarchie, tout le monde est au même niveau et se sent donc libre de partager ses idées et de donner son avis.
Comment reconnaitre un bon espace collaboratif ?
Un bon espace collaboratif, à la différence de l’open-space, doit offrir une diversité au niveau des espaces de travail. Au delà des bureaux classiques, il est bon pour vos employés de disposer de différentes salles de réunion plus ou moins formelles, d’une cuisine, d’espaces de détente ou encore de phone box pour pouvoir s’isoler. Chacun doit pouvoir se sentir libre de travailler dans un espace qui lui correspond car le but de la collaboration n’est pas la pensée unique, bien au contraire c’est le partage et l’échange différents avis et personnalités.
Vous l’aurez compris, un bon espace collaboratif doit pouvoir permettre à chacun de s’isoler s’il le souhaite afin de contrer toute forme de distraction et éventuelles interruptions. Au delà de l’isolation sonore ou physique qui peut être nécessaire pour certains, il faut que chaque employé dispose d’un espace de travail suffisant pour pouvoir s’épanouir tout en restant aux côtés de ses collègues.
Aussi, il est logique que pour qu’un maximum d’échanges puisse se faire, une mobilité au sein de l’espace de travail doit être possible. Dès lors, l’espace collaboratif doit offrir des outils de travail facilement transportables et peu encombrants, et bien entendu digitaux afin de pouvoir travail avec tous les collaborateurs, même à distance.
Quels sont les avantages d’un espace collaboratif ?
Si ces nouveaux environnements collectifs de travail se développent et se consolident dans le monde professionnel, des questions se posent alors sur les bénéfices apportés à l’activité de l’entreprise et sur le processus de transformation vers un modèle moins figé.
- La collaboration. En effet, un espace de travail collaboratif qui favorise la collaboration c’est logique. Mais c’est un réel avantage de ce mode de travail.
- Le sentiment d’appartenance à un groupe. Le fait de partager son espace de travail augmente le sentiment d’appartenance à l’entreprise et à son équipe. Cela aide chacun à se dépasser et à augmenter sa performance. Le moral va mieux, tout comme le bien-être de l’employé.
- La motivation. Travailler avec d’autres personnes dans un espace adapté augmente la motivation de chacun. N’étant pas isolés, les employés ont plus d’intérêt et de plaisir à travailler.
- La productivité, la créativité et l’innovation. Un espace de travail bien conçu c’est un esprit plus libre et donc un gain de temps et de productivité. Une étude montre même que cela permettrait d’augmenter la productivité de l’ordre de 20%, ce qui n’est pas négligeable. Il en est de même pour la créativité et l’innovation. Plus d’échanges, plus de communication et donc, plus d’idées.
Faire la transition entre espace individuel et collaboratif.
Pourquoi transformer son espace de travail ?
S’il y a une chose sûre dans tout ce processus et qui met en accord toutes les entreprises qui s’engagent dans une telle initiative, c’est qu’il est impossible de promouvoir la collaboration uniquement à travers l’espace. Transformer l’espace de travail signifie que les valeurs et la culture d’entreprise doivent aussi changer.
Dans de nombreux cas, cela signifie passer d’une logique de compétition gratifiante à une collaboration et un travail d’équipe enrichissants. Il faut passer à la complémentarité des profils des collaborateurs et capitaliser sur ce que cette diversité peut apporter à l’entreprise. Fini avec la mise en concurrence.
Ainsi, les gens se privent souvent du partage de connaissances, de l’échange de savoirs, lorsque les organisations récompensent la concurrence. Ils tendent à penser de manière plus individualiste. Mais, s’ils pensent que c’est leur savoir à eux, et qu’ils sont rémunérés pour ce qu’ils ont dans leur tête, ils ne voient pas l’intérêt de le faire circuler.
Or, dans une organisation transparente avec un véritable l’esprit de collaboration, il s’agit de définir les indicateurs de performance clés autour des aides et de la facilitation du travail des équipes plutôt qu’uniquement autour des objectifs business ou de la productivité absolue. En opérant ce changement de culture, on encourage les gens à partager et à profiter davantage de ce nouvel espace de travail collaboratif.
Ce ne sont que quelques petits conseils pour qu’une entreprise puisse mieux comprendre l’aménagement des bureaux et en quoi il peut contribuer à la formation d’un esprit de collaboration. Il est vrai que toutes les entreprises ne sont pas concernées par ces changements, mais pour celles dont l’activité permet de transformer son espace de travail, ce petit guide rapide sera peut-être utile.
D’ailleurs, on vous a aussi concocté un top des espaces les plus collaboratifs !
Comment bien se préparer au changement ?
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Ne pas se laisser porter par les effets de mode
Il est tentant d’être influencé par le nouvel espace de travail cool et décalé qui se trouve juste à côté ou par les photos que vous voyez dans les médias montrant les dernières tendances de conceptions d’espaces de travail collaboratifs. Pourtant, il faut toujours garder son calme et avoir une certaine prudence afin de ne pas donner trop d’importance aux tendances les plus populaires en matière de design et d’aménagement de bureau.
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Prendre en considération l’avis des équipes dans le projet
Cela va de soi, penser le meilleur équilibre entre les différents aménagements d’espaces communs, en plus des plateaux de bureaux, ne doit pas se faire sans prendre en compte ce dont les équipes et les collaborateurs ont besoin. Les différentes zones de l’espace de travail doivent toujours répondre à au moins une fonction réelle et concrète des personnes qui l’utilisent et qui l’habitent au quotidien.
Pour cela, il faut être à l’écoute, consulter les équipes concernées, les impliquer dans les choix et le projet d’aménagement, faire attention aux cas singuliers et surtout expérimenter. Comment leur activité sera impactée ? Quel rôle elles jouent dans l’entreprise ? En quoi l’aménagement de l’espace peut-il les aider ? Autant de questions qui valent la peine d’être posées auprès de ses équipes avant de se lancer.
Comment aménager son espace de travail collaboratif ?
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Engager une équipe de recherche et développement pour le projet
Concevoir et aménager un espace de travail collaboratif réussi nécessite donc de comprendre ce qui motive l’entreprise et ses collaborateurs. Afin de prendre en compte les besoins des équipes il faut constituer une équipe dédiée qui se chargera du projet. Sa fonction est simplement d’observer et rendre compte de ce qui se passe au sein de l’entreprise en matière d’espace de travail. Ce processus commence par interroger sa dynamique et son fonctionnement, sa compréhension de ce que c’est la collaboration et comment le travail s’organise effectivement au jour le jour.
Elle doit donc étudier l’utilisation actuelle des locaux, examiner l’usage de ses différents espaces, y compris le nombre de personnes qui les utilisent, la technologie disponible (les outils de travail employés) et le type d’activités en cours. Cela va les aider à comprendre quelles personnes et quels groupes doivent collaborer davantage. Et, souvent, ce ne sont peut-être pas les personnes auxquelles on s’attend.
Une fois que tout cela est déjà plus clair, il est possible de commencer à monter le projet et planifier l’aménagement de l’espace.
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Penser les facteurs clés de l’aménagement
Cela implique également réfléchir sur les facteurs importants dans l’aménagement qui contribuent à un espace de travail collaboratif réussi, notamment :
– La proximité :
L’espace se situe-t-il là où les gens sont susceptibles de l’utiliser ? Les équipes qui travaillent ensemble sont-elles proches les unes des autres ? Comment gérer la distance entre les équipes qui ne travaillent pas ensemble ?
– L’acoustique :
L’acoustique de l’espace est-elle conçue pour l’usage prévu ou pour une variété d’utilisations dans un espace partagé ? Comment se fait l’isolement des bruits externes ou même internes ?
– Privacité :
L’espace offre-t-il une intimité et une tranquillité suffisante pour les activités de travail réalisées ?
– Confort :
La température est-elle confortable ? L’éclairage est-il adéquat ? La vue inspire-t-elle la créativité ?
Tout cela revient à l’idée que transformer son espace de travail collaboratif doit passer par penser le cadre du parcours professionnel du collaborateur : qui doit l’utiliser, où doit-il sesituer et qui doit y être.
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Chercher un équilibre entre le « moi » et le « nous » dans l’espace
Les entreprises doivent créer des espaces de travail qui prennent en charge un large éventail de styles de travail tout au long de la journée. Bien qu’il n’y ait pas de solution unique, trois types de zones dans l’espace de travail peuvent augmenter naturellement la collaboration en équilibrant les temps de travail collectif et individuel :
– Zones de rencontre :
Ce sont des espaces communs informels stratégiquement situés où les gens peuvent faire une petite pause pour manger, boire et socialiser lorsqu’ils se rencontrent. La machine à café, la fontaine à eau, la cantine, normalement remplissent cette fonction. Ces types d’espaces aident les gens à naviguer dans leur journée en leur permettant de se détendre, de se ressourcer et de se connecter lorsque cela leur convient.
– Zones mixtes :
Les pièces et les meubles à usage mixte permettent aux utilisateurs d’aborder leur travail de manière créative dans un cadre qui mélange le professionnel et le plus intimiste. Des espaces avec leur propre personnalité, tels que les espaces de création, du type atelier, ou des espaces plus cosy, inspirées de la maison ou des lieux de vie (un salon ou une bibliothèque), promeuvent des formes non traditionnelles de rencontre, de partage, de rupture, d’expérimentation.
– Zones de réunion :
Même si les zones de rencontre sont normalement les lieux des échanges les plus spontanées qui caractérisent une culture de collaboration, elles ne fournissent pas le cadre de concentration, sans distractions, déterminant pour penser à des problèmes plus complexes. De petites salles de réunion, avec des écrans, des tableaux blancs, des murs où l’on peut écrire, peuvent non seulement soutenir les rencontres plus formelles en petits groupes ou même être adaptés pour des usages plus individuels.
L’idée ici, c’est de trouver le bon équilibre entre ces différents aménagements dans l’espace entre échanges informels et formels, professionnel et personnel, décontraction et concentration.
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Penser la flexibilité, la modularité, et la polyvalence
Penser les usages d’une pièce ou d’un espace avant tout implique aussi projeter ses potentialités. Il existe mille manières pour que les collaborateurs se l’approprient : rassembler les chaises, changer la position d’une table basse, rapprocher les bureaux, etc. Au-delà de sa fonction principale, quelles autres fonctions ce lieu peut-il accueillir ? Si nous avons tous des besoins qu’il faut prendre en considération, souvent ces besoins changent et évoluent même au long de la journée. D’où l’importance de prévoir des aménagements flexibles et des meubles modulaires, dont la modification est faciles.
Peut-être en plus d’offrir des zones et des espaces différents pensées pour un seul type d’usage ou d’activité, il est aussi intéressant d’offrir des espaces polyvalents qui peuvent être investis différemment par les collaborateurs selon leur gré tout au long d’une journée de travail.
Aujourd’hui plus que jamais, il semble donc important de songer aux espaces de travail collaboratifs. Avec le télétravail, le travail nomade et les espaces de coworking, des tiers-lieux et des espaces de travail partagés, la collaboration se fait nécessaire.
Et vous, vous passez quand aux espaces collaboratifs ?
