Les crises économiques invitent très souvent les entreprises à réduire leurs dépenses. Et la crise générée par la Covid-19 ne déroge pas à la règle. Certaines entreprises ont donc dû revoir leurs effectifs, baisser les dépenses, et/ou renégocier leurs contrats. Avec une nouveauté, le travailleur ne vient plus au bureau, ou beaucoup moins qu’avant ! Quoiqu’il en soit, les bureaux ont donc un grand rôle à jouer dans l’optimisation des coûts..
Alors, comment gérer cela ? Le télétravail durera-t-il ou faut-il anticiper un retour progressif au bureau ?
Qu’est ce que la réduction des coûts ?
Derrière l’impératif de la crise se cache en vérité un besoin d’amélioration de la compétitivité. Et cela passe ici par des réductions de charges. C’est là que l’optimisation des coûts arrive. Le terme est assez explicite, l’entreprise cherche à se débarrasser de tout flux d’argent qui ne génère pas de retour sur investissement. Une chasse au gaspillage monétaire, en quelque sorte.
Lorsqu’il est difficile d’anticiper l’évolution du chiffre d’affaires, comme en temps de crise, la question du contrôle des dépenses arrive assez rapidement sur la table. Puisque c’est un des seuls leviers sur lesquels on peut encore agir. Plusieurs solutions de réduction des coûts existent alors. Elles concernent surtout les postes de dépenses liés aux ressources humaines, à la restructuration des dettes ou aux frais de bureau ! Le tout est de limiter un maximum les charges jusqu’à ce que l’entreprise ait plus de visibilité sur l’avenir. Et concrètement, quelles mesures prendre ? 
Comment réduire les charges d’une entreprise ?
On y vient. Si la situation d’urgence pointe le doigt sur des postes de coûts à réduire, soyez prudents ! Car les économies les plus évidentes pourraient finalement devenir des pertes sèches pour l’entreprise. Voici donc les différents axes d’optimisation des coûts, hors dépenses liées aux bureaux :
- Révision d’effectif. Et oui, une des solutions les plus drastiques demeure la séparation de salariés. Le risque est de perdre en savoir-faire direct. Attention donc aux mauvaises anticipations et aux prises de décisions trop précipitées.
- Économie d’achats. Les crises peuvent mettre l’accent sur des contrats fournisseurs trop infructueux. Un bon moment aussi pour rechercher de nouvelles sources d’approvisionnement.
- Les Ressources Humaines. Des solutions moins brutales que la séparation d’effectif existent. Vous pouvez ainsi réduire les paies, changer d’assurance maladie ou faire appel à des sous-traitants. La mise au chômage partiel, constitue déjà une de ces solutions, en participant légèrement à la réduction des coûts.
- Le report d’échéances. Dans ce cadre exceptionnel de crise, vous pouvez demander le report d’au moins une partie du paiement de vos cotisations sociales. Pour cela, rendez-vous sur votre compte URSSAF. Si vous avez des difficultés à régler vos échéances fiscales, vous pouvez également demander une remise d’impôts ou un délai de paiement.
- L’organisation du travail. De manière moins factuelle, revoir votre organisation de travail pourrait avoir des conséquences positives sur le coût de main d’oeuvre et ainsi générer davantage de gains de productivité.
Dans tous les cas, il convient de se méfier des décisions hâtives face aux incertitudes.
Pour davantage d’informations concernant les aides de l’état en temps de Covid, c’est ici !
Bureaux et optimisation des couts
Voilà un poste de dépense qui nous concerne chez Ubiq et qu’il nous tient à coeur de développer. De manière générale, la réduction du loyer des bureaux est une solution d’optimisation des coûts. Mais la crise du Covid a intensifié cela avec la nouvelle variable télétravail. Les bureaux se sont vidés et des places demeurent vacantes. Si bien que de nombreuses réductions de charges peuvent se faire par l’intermédiaire de la variable bureau.
- Renégocier son contrat. C’est le moment de renégocier avec votre propriétaire l’échéance de votre bail commercial, ou bail 3/6/9.
- Réduire les charges de prestation de service. Vous dépensez trop voire inutilement pour le ménage, le café ou la maintenance ? C’est le moment de revoir tout ça !
- Partager ses bureaux. Et oui ! Vous avez de la place à combler, pourquoi ne pas le faire avec d’autres entreprises ? La sous-location vous permettra de créer de nouvelles synergies et de renflouer les caisses.
Et, cela tombe bien, c’est notre expertise ! On référence sur notre plateforme tout type d’espace de travail à louer. Alors n’hésitez pas à contacter notre équipe, qui se fera un plaisir de vous accompagner dans votre démarche, au 07 55 54 06 09.
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Ou alors pensez à un changement de bureaux radical.
- Optez pour un espace plus petit. Vous misez sur le télétravail à moyen/ long terme ? Vous aurez donc des postes de travail vides en permanence. Optez pour des bureaux plus petits et une certaine flexibilité dans l’organisation du travail ! Changez de poste de travail régulièrement, c’est ce qu’on appelle le desk sharing. On vous en dit plus sur tout cela, dans cet article dédié au Flex office !
- Tentez l’expérience du coworking. Plus flexible et tous services, la prestation de services peut être le parfait compromis ! Et si vous êtes déjà dans un espace de coworking, rien ne vous empêche de prendre moins de postes dans votre contrat.
- Zéro coûts, zéro bureaux. Et oui, pourquoi ne pas essayer le 100% remote ? Dangereux pour la culture d’entreprise et l’émulation de synergies mais peut-être facteur d’avenir et réduit à coups sûrs les dépenses !
D’ailleurs, chez Ubiq, on référence une centaine d’espaces privilégiant le flex office.
D’un côté des espaces qui possèdent des bureaux vacants pendant des jours, des semaines voire des mois, entre espaces de bureaux privés, coworking, et des espaces en sous-location avec une ou plusieurs entreprises. Nos offres « télétravail » avec des postes de travail vacants et un nombre d’accès adapté sont en ligne ! De quoi participer à la réduction de vos coûts !
